Wat zijn zakelijke kosten?

Als ondernemer krijg je altijd te maken met zakelijke kosten. Maar wat wordt nu eigenlijk allemaal als zakelijke kosten gezien? En wat kun je dan met deze gemaakte kosten? In deze blog leggen we het allemaal aan je uit.

Laten we starten met het begrip zakelijke kosten, ofwel bedrijfskosten. Dit zijn eigenlijk alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. In beginsel zijn al deze bedrijfskosten zakelijk aftrekbaar bij de aangifte inkomstenbelasting. Door deze in mindering te brengen op de omzet, wordt jouw winst verlaagd waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Handig dus!

Je bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten je maakt voor je bedrijf en hoeveel je daaraan uitgeeft. Zolang je een goede motivatie hebt over het opvoeren van bepaalde kosten, is het in orde volgens de Belastingdienst. Maar wat zijn dan nu de aftrekbare zakelijke kosten?

Welke bedrijfskosten zijn er?

De Belastingdienst heeft een lijst gedefinieerd met bedrijfskosten.

We geven je hierbij een overzicht van de zakelijke kosten die direct fiscaal aftrekbaar zijn en welke kosten je moet afschrijven.

Veel voorkomende bedrijfskosten

• Grotere aanschaffen en investeringen – laptop, mobiel, machines etc.
• Werkruimte – onder bepaalde voorwaarden
• Kantoorbenodigdheden
• Boekhouder
• Auto
• Kilometer- en openbaarvervoer kosten voor zakelijke reizen
• Werkkleding
• Marketing
• Website
• Zakelijke verzekeringen
• Vakliteratuur
• Cursussen of opleidingen – dit verandert per 1 januari 2022
• Zakelijke rekening

Twijfelgevallen
Soms is er sprake van een grijs gebied als je kijkt naar zakelijke en privékosten. Je kunt een zakelijk bedrijfsmiddel in bepaalde gevallen privé gebruiken en andersom. En dan nog gaat het om jouw eigen interpretatie. Jij kunt iets als noodzakelijk voor je bedrijf zien, maar kun je de kosten niet aftrekken. Welke twijfelgevallen bedoelen we?

1. Werkruimte thuis
   Heb je als ondernemer een kantoor aan huis? Dan mag je kosten die je maakt in principe niet aftrekken. Tenzij de kantoorruimte een eigen ingang en sanitaire voorzieningen heeft en je de ruimte in feite aan derden zou kunnen verhuren. Dan mag je de kosten wel aftrekken.
   
2. Telefoon en internet
   Als je thuis het internet gebruikt en één telefoonabonnement hebt voor zakelijk en privé, ziet de Belastingdienst dit als privé en is het niet aftrekbaar. Alleen het deel dat je zakelijk gebruikt is aftrekbaar. Dus alleen de zakelijke telefoontjes (dit mag een schatting zijn die je kunt onderbouwen) zijn aftrekbaar. Voor het internet is het verdedigbaar een schatting van het zakelijk gebruik als zakelijke kosten op te voeren. Of als je sneller internet hebt aangeschaft waardoor de meerprijs aftrekbaar is.
   Heb je ergens anders een kantoor? Voor deze ruimte zijn internet en telefonie wel volledig aftrekbaar, omdat dit puur zakelijk is.
   
   Overigens gelden er andere regels voor de privé aanschaf van een mobiel toestel die je ook zakelijk gebruikt. Je kunt de btw terugvragen als je de telefoon voor minstens 10% zakelijk gebruikt.
   
3. Lunchen, dineren, borrel of kop koffie
   Etentjes of een kop koffie met een klant mag je voor 80% aftrekken. De reden hiervoor is dat het ook wordt gezien als een privé voordeel. Je neemt de kosten wel voor 100% op in je administratie waarbij de 20% privé gebruik wordt gecorrigeerd in de aangifte inkomstenbelasting.
   
   Meer informatie over dit onderwerp check je hier.
   
4. Kleding
   Over kleding is vaak veel discussie of het zakelijk aftrekbaar is. Kun je het privé dragen? Dan zijn de kosten niet aftrekbaar. Uitzondering hierop is kleding die je privé kunt dragen, maar die een zichtbaar logo/beeldmerk van minimaal 70 cm2 hebben. Dan is het wel volledig aftrekbaar. Voorbeelden van volledig zakelijke kleding zijn werkschoenen met stalen neuzen of een doktersjas.
   
5. Persoonlijke verzorging
   Zeker onder vrouwen zijn de meningen hier over verdeeld, maar helaas zijn deze kosten niet aftrekbaar. Als je geen bedrijf had gehad, zou je hoogstwaarschijnlijk ook naar de kapper gaan ?. Uitzondering zou kunnen zijn dat je een visagist/stylist inhuurt voor een zakelijke fotoshoot of videopname. Dit is echt puur zakelijk, omdat de kosten dan direct zijn gelinkt aan een zakelijke activiteit en er geen privé voordelen zijn.
   
6. Zakelijk reizen
   Ga je op reis voor je bedrijf? Dan zijn er een aantal spelregels voor de aftrekbaarheid van de kosten. Voor kleine ondernemers is de meest voordelige regeling dat je 80% mag aftrekken van de gemaakte kosten. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting geldt een percentage van 73,5%. Vervoerskosten zijn wel 100% aftrekbaar.
   
7. Boetes
   Helaas…Die boetes voor te hard rijden of foutparkeren zijn niet aftrekbaar en moeten echt uit eigen zak betaald worden. De administratiekosten zijn overigens wél aftrekbaar. Scheelt toch weer een paar euro. In de boekhouding neem je de boete voor 100% op zodat je de privé correctie kunt doen bij de aangifte inkomstenbelasting.

Investeringen en afschrijvingen

In de eerdere opsomming stond al vermeld dat je grotere aankopen mag aftrekken, maar hiervoor gelden wel aparte regels.

Wanneer je een aankoop doet van een bedrijfsmiddel vanaf € 450 euro, en het item gaat langer dan 1 jaar mee, dan ziet de Belastingdienst dat als investering. Daarom mag je van deze middelen niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Afhankelijk van de levensduur van het middel, moet je het overeen bepaald aantal jaar afschrijven. Een laptop van € 1.300 euro moet je dus over 5 jaar afschrijven, maar een headset van € 180 trek je direct af van de winst in het boekjaar van aanschaf.

Complementaire goederen kun je wel als één investering zien. Denk hierbij aan het inrichten van een gezellige wachtruimte bij je kantoor waarbij je een bank, twee stoelen en een salontafel aanschaft die per stuk meer dan € 450 kosten. Dit kun je dan als één investering zien.

Btw valt hier buiten

In het bovenstaande stuk gaat het om de kosten, dus het factuurbedrag exclusief btw. De btw wordt namelijk apart behandeld en verwerkt via de aangifte omzetbelasting (btw-aangifte). Hiermee worden deze bedragen niet als bedrijfskosten gezien.

De enige uitzondering hierop is als je onderneming niet of gedeeltelijk btw-plichtig is. In dat geval kan ook het bedrag aan btw als kosten worden aangemerkt.
Bovenstaande stuk gaat over het opvoeren van zakelijke kosten in de aangifte inkomstenbelasting en niet over de btw in de btw-aangifte.

Wie wat bewaart…

We gaven het al eerder aan. Bij een eventuele controle van de Belastingdienst wordt om bewijslast gevraagd voor de zakelijke kosten en moet je deze kunnen verantwoorden. Zorg dus dat je alle bonnetjes, facturen en andere relevante documenten bewaart. Wettelijke bewaartermijn hiervoor bedraagt 7 jaar.

Meer weten?

Twijfel je of een uitgave opgevoerd kan worden als zakelijke kosten? Check dit dan altijd bij je boekhouder of financieel adviseur. Op zoek naar een boekhouder die je hierbij kan helpen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze financieel adviseurs staan voor je klaar om jouw boekhouding altijd goed op orde te hebben en je te voorzien van advies.