Hé ben ik weer! Ik heb net voor mijn BV wat spulletjes gekocht. Maar bij die webshop heb ik een account op mijn eigen naam, dus de factuur klopt niet helemaal qua naam. Maar het is volledig voor de zaak hoor, dus heb hem meegestuurd voor de btw aangifte!
Dit soort berichten ontvangen wij nog regelmatig. Helaas is dit niet helemaal hoe het werkt. Er zijn namelijk nogal wat mitsen en maren voordat je de voorbelasting kunt claimen. Eén daarvan is een juiste tenaamstelling van de factuur.
Het terugvorderen van btw (voorbelasting) is belangrijk binnen de administratie voor bedrijven. Om btw te kunnen aftrekken, moeten de kosten zakelijk zijn, wat betekent dat ze direct verband houden met de bedrijfsactiviteiten. Kosten zoals kantoorbenodigdheden, huur van bedrijfsruimte of marketingkosten vallen hier bijvoorbeeld onder.
Gemengde kosten moeten worden gesplitst tussen zakelijke kosten en het privégedeelte, waarbij alleen de btw over het zakelijke deel aftrekbaar is.
Zijn de kosten zakelijk? Check, je kunt de btw terugvorderen. Deze btw moet echter wel vermeld staan op een juiste factuur. Facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen zoals het vermelden van naam en adres van zowel afzender als ontvanger, btw-nummer van de afzender, factuurdatum, factuurnummer, beschrijving van de goederen of diensten en het btw-bedrag. Bij naam en adres moeten de gegevens overeenkomen, zoals de onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Staan deze niet correct vermeldt op de factuur (zoals een spatie of 1 verkeerde letter in de naam), dan mag de btw niet worden teruggevorderd. Vraag bij je leverancier dan om een correcte factuur. Mocht het totale factuurbedrag onder de € 100,- bedragen dan kun je ook volstaan met een vereenvoudigde factuur.
De btw moet in beginsel worden teruggevorderd in het tijdvak waarin de factuur is ontvangen. De factuurdatum is leidend voor de terugvordering van de btw.
Bij de verlegging van btw moet je deze zelf aangeven en afdragen, waarna je deze tevens als voorbelasting kunt aftrekken in je aangifte. Speciale regelingen zoals de kleineondernemersregeling (KOR) en vrijgestelde prestaties (zoals onderwijs of gezondheidszorg) kunnen de aftrek beperken of zelfs in zijn geheel uitsluiten.
Specifieke uitsluitingen en correcties zijn van toepassing op privégebruik en horecakosten. De btw hierover is niet aftrekbaar. Voor investeringen in bedrijfsmiddelen die ook privé worden gebruikt, moet aan het einde van het jaar een correctie voor privégebruik worden gemaakt. Studiekosten zijn alleen aftrekbaar als het gaat om het op peil houden van bestaande vakkennis. Overige studiekosten zijn privé en daarmee de btw dus ook niet aftrekbaar.
Tip!
Zorg altijd voor een goede administratie en bewaar alle relevante facturen en bonnen, zodat je bij een controle door de Belastingdienst kunt aantonen dat de btw rechtmatig is teruggevraagd.
Zakelijke uitgaven voorafgaand aan de start van het bedrijf kunnen bij de eerste btw-aangifte alsnog worden afgetrokken als aanloopkosten, tot vijf jaar voor de start van het bedrijf.
Hulp nodig?
Twijfel je of de administratie nu wel goed gaat? Schakel ons dan in. Onze collega’s kunnen je helpen met de administratie en we staan voor je klaar! Wil je meer weten over hoe wij je kunnen ondersteunen met de bedrijfsadministratie? Neem dan vrijblijvend contact op.
Auteur
Roy Spierenburg
Formule Strateeg
Met veel energie en financiële expertise helpt hij ondernemers met hun eigen administratiekantoor.
