Een zakelijke lunch of diner zijn middelen die vaak worden ingezet om te binden met klanten, het binnenhalen van opdrachten of om te netwerken. Als ondernemer kun je van veel uitgaven die je voor je bedrijf maakt de BTW aftrekken. Maar geldt dit ook voor de zakelijke etentjes?
Een lunch of diner is zakelijk wanneer het in het belang van jouw onderneming is. Wanneer je een nieuwe deal wilt vieren of een potentiële klant wilt overtuigen is dat overduidelijk met een zakelijk belang. Maar dat het zakelijk is wil niet per se zeggen dat de BTW aftrekbaar is. Een gevolg van het onterecht BTW terugvragen is dat er mogelijk achteraf een correctie komt wat een onverwachte financiële tegenvaller als resultaat heeft. Om te bepalen of de BTW aftrekbaar is, wordt naar de locatie gekeken waar de maaltijd wordt genuttigd.
Je haalt een maaltijd bij een horecagelegenheid en nuttigt deze op kantoor in een niet daarvoor bestemde ruimte.
Je nuttigt een maaltijd in een horecagelegenheid of het wordt door een cateraar verzorgt in een daarvoor speciaal ingerichte ruimte.
Het BUA geeft precies aan van welke kosten je de BTW niet mag aftrekken. Logischerwijs geldt dit sowieso voor alle privé uitgaven. Wanneer je personeel in dienst hebt mag je bijvoorbeeld een maaltijd aanbieden als er wordt overgewerkt. Kanttekening is dat mag voor een bedrag van maximaal 227 euro per persoon per jaar. Wordt er sporadisch overgewerkt en je haalt een paar pizza’s dan zal je waarschijnlijk makkelijk onder dit bedrag blijven. Als er regelmatig wordt overgewerkt zal dit budget snel worden overschreden. Daarbij geldt dit drempelbedrag ook voor alle uitgaven voor personeelsvoorzieningen, zoals giften en geschenken. Om geen risico te lopen kun je er als ondernemer voor kiezen om de BTW aftrek geheel achterwege te laten.
We hebben aangegeven dat er regels zitten aan het aftrekken van de BTW bij zakelijke lunches en diners. Maar hoe zit het dan met de kosten?
Deze mag je wél aftrekken op het moment dat er aangifte over de winst van de onderneming (inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting) wordt gedaan. De Belastingdienst gaat er hierbij wel vanuit dat je ook had moeten eten als er geen zakelijk belang was en daarom mogen de kosten voor een maaltijd niet voor 100% worden doorberekend, omdat er ook een privévoordeel is. Het percentage is vastgesteld op 80% van de totaal gemaakte kosten. Gezien de BTW niet aftrekbaar is mag je het volledige bedrag van de nota hiervoor in rekening brengen.
