Sinds de coronacrisis wordt er veel vaker (gedeeltelijk) thuisgewerkt. De verwachting is dat veel werknemers er voor zullen kiezen om een deel van de week thuis te blijven werken, ook na het opheffen van de maatregelen. Als tegemoetkoming voor deze werknemers is het vanaf 1 januari 2022 mogelijk om een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven aan je medewerkers.
In 2022 kun je er dus voor kiezen om als werkgever een onbelaste vergoeding te geven aan je medewerkers voor de extra kosten die zij maken, omdat ze thuis aan het werk zijn. Je kunt hierbij denken aan kosten voor koffie/thee, toiletpapier en nutsvoorzieningen.
Het Nibud heeft onderzoek gedaan naar de gemiddelde extra kosten bij thuiswerken. De thuiswerkvergoeding is op basis van de uitkomsten van dit onderzoek vastgesteld op een forfaitair bedrag van maximaal € 2 netto per thuiswerkdag per werknemer. De gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling wordt dan ook beperkt tot dit bedrag. Het bedrag is vrijgesteld van loonbelasting en hoeft dus niet langer uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling betaald te worden.
Hogere vergoeding uitkeren?
Wil je een hogere thuiswerkvergoeding geven aan je werknemers? Dat is mogelijk, alleen wordt het bedrag boven de € 2 euro in beginsel als belastbaar loon gezien. Je hebt wel de mogelijkheid om de hogere vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon en deze onder te brengen in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
Met ingang van 1 januari 2022 gaar de vrije ruimte omlaag van 3 procent naar 1,7 procent over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom plus 1,8 procent over het restant.
Dagdeel thuiswerken – toch vergoeding?
Ook als je werknemer een deel van de dag thuiswerkt, mag je maximaal € 2 vergoeden. Op deze dag kan dan geen reiskostenvergoeding worden uitgekeerd. Je hebt ook de mogelijkheid om de thuiswerkvergoeding als vaste vergoeding aan te merken. Dit kan gevolgen hebben voor de uitkering van een eventuele vaste reiskostenvergoeding.
De regeling voor de thuiswerkvergoeding mag ook toegepast worden als je een DGA bent.
Het is niet mogelijk om op de dagen dat er een thuiswerkvergoeding wordt uitgekeerd, ook reiskostenvergoeding uit te betalen. Doe je dit wel, dan leidt dit tot belastbaar loon of gaat het ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
Je mag wel een reiskostenvergoeding geven als de werknemer bijvoorbeeld vanuit huis een klant bezoekt. Deze zakelijke kilometers kunnen onbelast worden vergoed op basis van declaratie voor € 0,19 per kilometer. Dit kan dan wél worden uitgekeerd naast een thuiswerkvergoeding voor die dag.
Om een gecombineerde vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding toe te kennen op basis van de huidige 214-dagenregeling is wel mogelijk. Hiervoor is het belangrijk dat je het aantal reisdagen en thuiswerkdagen van je werknemers in kaart brengt. Voorwaarde voor de vaste reiskostenvergoeding is wel dat de medewerker op fulltime basis 128 per dagen per kalenderjaar naar werk reist als voorwaarde voor de vergoeding op basis van 214-dagen. Deze regeling houdt al rekening met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie etc.
Als er aan medewerkers een vaste onkostenvergoeding wordt uitbetaald, is het goed om deze ook onder de loep te nemen. Het is goed om te kijken of en welke kosten werknemers nog maken door het thuiswerken. Wanneer de kosten niet meer gemaakt worden, mag deze vergoeding niet langer onbelast worden uitbetaald.
De andere kant is dat sommige werknemers mogelijk niet uitkomen met een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag. Denk aan kosten voor internet en telefonie bijvoorbeeld. Het is onder voorwaarden mogelijk om deze onbelast te vergoeden. Een structurele verandering in verdeling tussen thuiswerk- en kantoordagen heeft mogelijk een aanpassing in de bestaande onkostenvergoeding als gevolg.
Thuiswerkplek
Het is niet de bedoeling om vanuit de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding een thuiswerkplek te voorzien voor een werknemer. De kosten voor een thuiswerkplek (bureau, bureaustoel etc.) kun je onder voorwaarden onbelast vergoeden vanuit andere gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling zoals de vrijstelling voor Arbo-voorzieningen. Ook kan er in een cao iets over zijn opgenomen. Het is dus goed om dit na te lopen voordat je zomaar een thuiswerkplek inricht voor medewerkers.
Denk goed na of je een vaste of variabele vergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag wilt toekennen aan je medewerkers. Een variabele vergoeding vraagt om het bijhouden van een goede administratie van wie welke dagen de vergoeding uitgekeerd moet krijgen. Als je besluit een vaste vergoeding in te voeren moet je er ook voor zorgen dat eventuele reiskostenvergoeding goed is ingeregeld conform de richtlijnen. Keer je onkostenvergoeding uit? Loop deze dan ook direct na of het nog actueel is.
Ben je van plan structureel thuiswerken toe te staan? Overweeg dan om een thuiswerkbeleid op te stellen als dat er nog niet is. Zo leg je dingen concreet vast waardoor het voor iedereen helder is.
