Je product of dienst is netjes op tijd geleverd aan je klant en de factuur is op tijd verstuurd. Maar dan betaalt je klant de factuur niet. Elke ondernemer krijgt een keer te maken met een klant die de factuur niet wil, kan of vergeet te betalen. En dat kan best vervelend zijn. Wat kun je doen in zo’n geval? We bieden hierbij een stappenplan zodat je klant (hopelijk) alsnog de factuur betaalt na de verlopen betaaltermijn.
Voordat je gelijk richting de niet betalende klant communiceert over het niet betalen van de factuur, is het goed om te checken of het probleem niet bij jou ligt. Controleer of de factuur écht verstuurd is en of alles op de verstuurde factuur klopt. Staan al je bedrijfsgegevens erop? Klopt de factuurdatum en de betalingstermijn? Daarnaast is het mogelijk dat je de betaling over het hoofd hebt gezien. Dubbelcheck dus altijd je rekening.
Nu je er zeker van bent dat de klant de juiste factuur heeft gehad kun je na het verstrijken van de betaaltermijn een eerste betalingsherinnering sturen. Hierbij verzoek je de klant op een vriendelijke manier om de factuur alsnog te betalen. Doe dit altijd schriftelijk, bijvoorbeeld per mail. Vaak is een herinnering voldoende. We zien immers allemaal wel eens een factuur over het hoofd om te betalen of zijn een keer wat later door drukte. Geef je klant in de brief opnieuw de tijd om de factuur te betalen zonder hier extra kosten voor te rekenen. Zet wel een uiterste betaaldatum in de brief.
Als een eerste herinnering niet heeft geholpen is het tijd om de telefoon te pakken en de klant te bellen. Ondanks dat je misschien al wat frustratie voelt is het belangrijk om tijdens het gesprek zakelijk en vriendelijk te blijven. Maak concrete afspraken tijdens het gesprek. Heeft je klant liquide problemen? Probeer dan aan te sturen op deelbetalingen om het bedrag verspreid te ontvangen. Deze persoonlijke benadering is iets dwingender dan een email en geeft een goede kans dat de klant alsnog snel betaalt.
Tip: laat je vordering erkennen!
De klant geeft aan dat hij op dit moment niet kan betalen, maar dit binnen een bepaalde tijd wel wil doen. Laat je vordering dan erkennen zodat je voorkomt dat de klant op langere termijn terug kan komen op zijn betalingsverplichting. Zorg dat de klant schriftelijk (per email bijvoorbeeld) bevestigd dat hij factuur XX gaat betalen op datum XX zodat het rechtsgeldig is.
De klant betaalt niet na de eerste schriftelijke herinnering en telefonisch contact waarin mogelijk beloftes zijn gedaan. In dit geval stuur je een tweede herinnering. Hierin verzoek je de klant alsnog snel te betalen. Noem hierin ook weer een betaaltermijn. Geef ook aan dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als er niet binnen de gestelde betaaltermijn wordt betaald en eventuele extra kosten die er dan bij komen kijken. Belangrijk om ook hier een zakelijke en vriendelijke toon te gebruiken.
Is de factuur na alle vorige stappen nog steeds niet betaald? Dan kun je een incassobureau inschakelen en de klant officieel in gebreke stellen. Het voordeel is dat iemand anders de riemen aan gaat trekken, strenger kan communiceren en de vordering int namens jou. De incassokosten zijn voor rekening van de klant. Bij consumenten kun je overigens niet zomaar zelf bepalen welke incassokosten je doorrekent. Dit is in de Wet Incassokosten bepaald.
Heb je te maken met een wanbetaler en wil je een incassobureau inschakelen? Je kunt kiezen voor een no-cure, no-pay incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb je ook geen kosten. Zoek je hiervoor een betrouwbare partner? Kijk dan eens bij Balance Credit Support.
Heeft ook het incassobureau geen succes? Dan kun je als laatste stap nog de rechter inschakelen. De rechtbank stuurt dan een dagvaarding naar de klant. Hierin staat de procedure, wat je eist, welke bewijzen er zijn en waarom de klant wordt gedaagd. Je moet je afvragen of je zin hebt in deze juridische procedure en of de bijbehorende kosten en tijdsinvestering het waard zijn.
Zorg voor een zakelijke rechtsbijstandsverzekering om hoge juridische kosten te voorkomen.
Naast de bovengenoemde stappen nog een paar andere zaken.
Goederen of producten terughalen
Heb je goederen of producten geleverd die niet worden betaald? Dan wil je die natuurlijk het liefste terug. Dit kun je op twee manieren doen:
Let wel op de verjaringstermijn van de factuur. Dit is voor consumenten 2 jaar en bij verkoop van dienstenreizen 5 jaar. Voor bedrijven is de verjaringstermijn 5 jaar. Na de verjaringstermijn hoeft de klant de factuur niet meer te betalen. Herinner je de klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.
Oninbare btw terugvragen
Bij het versturen van de factuur aan klanten moet je normaal gesproken de btw aangeven en betalen. Als de klant de factuur niet of gedeeltelijk betaalt, dan is de vordering (gedeeltelijk) oninbaar. Je hebt dan namelijk btw afgedragen die je niet hebt ontvangen. Deze btw kun je dan terugvragen.
