fbpx
Factuur maken: wat moet er verplicht op staan? > Boekhouden > Blogs > GoedOpOrde.nl
Btw bij zaken doen in het buitenland

Factuur maken: wat moet er verplicht op staan?

door Dewi
categorie ,

Een factuur maken is iets wat elke ondernemer kan, maar het wordt niet altijd helemaal juist gedaan. In de praktijk zien we regelmatig facturen voorbijkomen die niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. We leggen je graag uit waar je op moet letten bij het maken van een factuur.

De klus is afgerond of de dienst is geleverd, dus tijd om de klant een factuur te sturen. Altijd een prettig moment! Maar wat zet je nu allemaal op een factuur? De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de facturen. Als je hier niet aan voldoet kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek.

Wat moet er op de factuur staan?

De volgende zaken moeten in ieder geval op je factuur vermeld worden:

  • Je btw-identificatienummer
  • Percentage btw dat je in rekening brengt en het btw-bedrag;
  • bedrag exclusief en inclusief btw
  • de factuurdatum en het factuurnummer (facturen moeten doorlopend en opvolgend worden genummerd);
  • je KVK-nummer;
  • de naam en het adres van jezelf en de klant;
  • datum van levering;
  • gedetailleerde omschrijving van de goederen/diensten die je levert; en
  • hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Als je aan particulieren levert ben je in principe niet verplicht om een factuur te sturen. Er zijn uitzonderingen wanneer het wel moet. Daarover kun je hier meer informatie vinden.

Eenvoudige factuur
Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan € 100,-? Dan mag je zogenoemde ‘eenvoudige’ factuur sturen. Er moet dan minimaal het volgende op de factuur staan:

  • Je bedrijfsnaam en adres;
  • datum waarop je de factuur uitreikt;
  • de goederen of diensten die je hebt geleverd; en
  • het btw-bedrag en gehanteerde btw-percentage.

Zorg voor een duidelijke opmaak

Zorg dat je een duidelijk format hebt voor je factuur, zodat je deze steeds kunt gebruiken. De volgende punten zijn niet verplicht, maar vinden wij wel handig om op de factuur te zetten.

  • Je logo en/of bedrijfsnaam duidelijk zichtbaar zodat de klant direct weet van wie de factuur komt;
  • contactpersoon waar de klant bij terecht kan voor vragen over de factuur;
  • vermeld dat de betaling onder vermelding van het factuurnummer moet worden gedaan zodat je sneller ziet welke factuur er betaald is; en
  • de betalingstermijn van je factuur. Dit is handig voor de klant en geeft je de mogelijkheid om een betalingsherinnering te sturen zodra de termijn verstreken is.

Wat verder nog handig is om te weten

Nu je weet waar een factuur aan moet voldoen en wat je aan opmaak kunt doen zijn er nog een aantal zaken waar je op moet letten bij het versturen van facturen.

Verstuur je factuur op tijd
Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk de factuur verstuurt na het afronden van de opdracht of levering. Verstuur je factuur in ieder geval uiterlijk 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je de diensten of goederen hebt geleverd. Deze termijn is door de Belastingdienst bepaald.

Voorbeeld: je levert goederen aan de klant op 8 augustus. De factuur moet voor 15 september zijn verstuurd.

Per post of digitaal facturen versturen
Je kunt je factuur per post versturen, maar ook elektronisch of digitaal. Met papieren facturen sturen ben je tijd en geld kwijt aan papier, enveloppen en postzegels. Zonde! Makkelijker is om je facturen digitaal via e-mail naar je klant te sturen als pdf-bestand. De factuureisen zijn gelijk voor zowel papieren als digitale facturen.

Je kunt ook kiezen voor elektronisch factureren. Dit is veiliger dan de factuur mailen in pdf. De meeste boekhoudsoftwarepakketten maken gebruik van het beveiligde netwerk Simplerinvoicing. Je kunt hiermee gemakkelijk, snel en veilig je facturen versturen.

Bewaar je facturen minimaal 7 jaar
Bonnetjes en facturen mag je scannen en digitaal bewaren. Door het digitaal te bewaren heb je het altijd beschikbaar. De wettelijke bewaartermijn hiervoor is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Een papieren of digitale versie, afhankelijk hoe je het bijhoudt, moet bij een controle van de Belastingdienst beschikbaar en controleerbaar zijn.

Hulp nodig?

Geen zin in gedoe met facturen? Wij werken met de boekhoudsoftware van Exact Online. Binnen deze software is het mogelijk om je facturen te maken en te versturen. Zo zorg je ervoor dat je aan de factuureisen voldoet en ook gelijk je administratie digitaal bewaart. Handig! Wil je hier meer over weten hoe wij kunnen ondersteunen met je bedrijfsadministratie? Neem dan vrijblijvend contact op.


Meer lezen?

Blijf op de hoogte!
Schrijf je in op onze nieuwsbrief om geen nieuws te missen 
over wat belangrijk is voor jou als ondernemer!
Ondernemingsweg 2C
2404 HN 
Alphen aan den Rijn

Onze kantoren

Alphen aan den RijnDen HaagRotterdamUtrecht
Volg ons: 
phoneenvelope
Chat openen
Welkom!
Kunnen we je ergens mee helpen? Stuur ons een berichtje en een van onze medewerkers helpt je graag verder.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram