Een factuur maken is iets wat elke ondernemer kan, maar het wordt niet altijd helemaal juist gedaan. In de praktijk zien we regelmatig facturen voorbijkomen die niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. We leggen je graag uit waar je op moet letten bij het maken van een factuur.
De klus is afgerond of de dienst is geleverd, dus tijd om de klant een factuur te sturen. Altijd een prettig moment! Maar wat zet je nu allemaal op een factuur? De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de facturen. Als je hier niet aan voldoet kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek.
De volgende zaken moeten in ieder geval op je factuur vermeld worden:
Als je aan particulieren levert ben je in principe niet verplicht om een factuur te sturen. Er zijn uitzonderingen wanneer het wel moet. Daarover kun je hier meer informatie vinden.
Eenvoudige factuur
Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan € 100,-? Dan mag je zogenoemde ‘eenvoudige’ factuur sturen. Er moet dan minimaal het volgende op de factuur staan:
Zorg dat je een duidelijk format hebt voor je factuur, zodat je deze steeds kunt gebruiken. De volgende punten zijn niet verplicht, maar vinden wij wel handig om op de factuur te zetten.
Nu je weet waar een factuur aan moet voldoen en wat je aan opmaak kunt doen zijn er nog een aantal zaken waar je op moet letten bij het versturen van facturen.
Verstuur je factuur op tijd
Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk de factuur verstuurt na het afronden van de opdracht of levering. Verstuur je factuur in ieder geval uiterlijk 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je de diensten of goederen hebt geleverd. Deze termijn is door de Belastingdienst bepaald.
Voorbeeld: je lever goederen aan de klant op 8 augustus. De factuur moet voor 15 september zijn verstuurd.
Per post of digitaal facturen versturen
Je kunt je factuur per post versturen, maar ook elektronisch of digitaal. Met papieren facturen sturen ben je tijd en geld kwijt aan papier, enveloppen en postzegels. Zonde! Makkelijker is om je facturen digitaal via e-mail naar je klant te sturen als pdf-bestand. De factuureisen zijn gelijk voor zowel papieren als digitale facturen.
Je kunt ook kiezen voor elektronisch factureren. Dit is veiliger dan de factuur mailen in pdf. De meeste boekhoudsoftwarepakketten maken gebruik van het beveiligde netwerk Simplerinvoicing. Je kunt hiermee gemakkelijk, snel en veilig je facturen versturen.
Bewaar je facturen minimaal 7 jaar
Bonnetjes en facturen mag je scannen en digitaal bewaren. Door het digitaal te bewaren heb je het altijd beschikbaar. De wettelijke bewaartermijn hiervoor is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Een papieren of digitale versie, afhankelijk hoe je het bijhoudt, moet bij een controle van de Belastingdienst beschikbaar en controleerbaar zijn.
Geen zin in gedoe met facturen? Wij werken met de boekhoudsoftware van Exact Online. Binnen deze software is het mogelijk om je facturen te maken en te versturen. Zo zorg je ervoor dat je aan de factuureisen voldoet en ook gelijk je administratie digitaal bewaart. Handig! Wil je hier meer over weten hoe wij kunnen ondersteunen met je bedrijfsadministratie? Neem dan vrijblijvend contact op.
