Als ondernemer maak je ongetwijfeld kosten gedurende het jaar. In de meeste gevallen kun je deze bedrijfskosten in mindering brengen op de winst en in de meeste gevallen kun je hier ook de btw over terugvragen. Altijd fijn! Maar wat als je de bon of factuur mist? Of als de factuur niet aan de gestelde eisen voldoet?
Ondanks alle handige boekhoudapps waarmee je documenten direct kunt uploaden in je administratie zijn er nog steeds genoeg ondernemers die af en toe bonnen en facturen missen. Of deze verdwijnen in een schoenendoos, want ook die administraties komen we nog wel eens tegen. Betekent het missen van een bon of factuur of het hebben van onjuiste facturen nu direct dat je geen recht hebt op kostenaftrek? Nee, niet per definitie. We schetsen vijf situaties en welke mogelijkheden er zijn.
Kijkend naar de factuureisen hoort een factuur die je ontvangt altijd op naam van je bedrijf te staan. Anders kun je geen btw terugvragen. Als je een eenmanszaak hebt, worden jij en je onderneming als één fiscale eenheid gezien en kun je de omzetbelasting wel terugvragen.
BV of vof
Hierbij geldt dat als de factuur niet aan de eisen voldoet, je geen btw mag terugvragen.
Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is bovenstaande geen probleem. Hiervoor moet je kunnen aantonen dat het om zakelijke kosten gaan. Dit kan in feite ook zonder factuur als het maar duidelijk is wie de leverancier is, wat de aard en omvang van het geleverde product of dienst is, wat het bedrag is en wanneer het is geleverd.
Staat de factuur niet op naam en voldoet de factuur niet aan de regels? Dan mag je helaas geen btw terugvragen. Er zijn een paar uitzonderingen:
Van deze bonnen moet je wel een betalingsbewijs hebben. Dit kan een afschrijving van je zakelijke bankrekening zijn.
Ditzelfde geldt ook voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting.
Als je de factuur kwijt bent, is het lastig om vast te stellen hoeveel btw er in rekening is gebracht. Je mag dus geen btw terugvragen. Uitzondering hierop is dat sommige bedrijven in de bankomschrijving het btw-bedrag zetten. Dan kun je het btw-bedrag wel in mindering brengen.
Termijnbetalingen kunnen hierop een uitzondering zijn. Denk bijvoorbeeld aan de afschrijving van de energiekosten bij een kantoorpand. Vaak staat op een factuur het termijnbedrag en de btw van de betreffende termijn. Bij de jaarafrekening staat mogelijk het totale btw-bedrag. Het verschil tussen de totale btw en de btw die je al hebt betaald kun je terugvragen.
Je kunt natuurlijk ook altijd om een kopie van de factuur vragen als je die mist.
Voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting is de eis minder streng dan bij de btw. Je moet in ieder geval beschikken over de betalingsgegeven. Daarbij is het belangrijk om een datum, naam van de leverancier en de aard van het product/dienst te kunnen aantonen. En ook op welk belastingjaar het betrekking heeft.
Je bent naar de bouwmarkt, supermarkt of het tuincentrum geweest om inkopen te doen voor je bedrijf. Deze heb je vanaf je zakelijke rekening betaald.
Btw terugvragen is in dit geval geen optie. Ook om de kosten af te trekken voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is lastig. Dit komt doordat er in dit type winkels zoveel verschillende producten wordt verkocht, dat het zakelijke karakter niet is af te leiden uit de betalingsgegevens. De kosten worden dan als privé uitgaven gezien.
Wat moet je je hierbij voorstellen? Je hebt privé een contante betaling gedaan en daarna vanaf je zakelijke rekening een betaling aan jezelf gedaan. Gezien een betaalbewijs ontbreekt, zal dit als privé opname worden gezien.
Er zijn dus wel wat mogelijkheden als je de factuur/bon mist of als de factuur niet helemaal juist is. Maar om het jezelf (en je boekhouder) makkelijker te maken is de belangrijkste tip om je administratie goed bij te houden. Plan een vast moment in de week of de maand in om je administratie te doen en compleet te maken als er zaken ontbreken. En doe het digitaal zodat je altijd en overal je bonnen en facturen kunt uploaden.
Op zoek naar een boekhouder die je kan ondersteunen bij het op orde houden van je administratie? Onze financieel adviseurs staan voor je klaar om door middel van online boekhouden te zorgen voor overzicht en juiste aangiften.
