Het goed bijhouden van de administratie is niet voor elke ondernemer het leukste klusje. Het gebeurt wel eens dat er achteraf facturen of bonnetjes missen en soms ook niet meer terug te vinden zijn. Maar wat is nu de impact van missende bonnen en facturen?
Zakelijke kosten kun je normaal gesproken opvoeren in de administratie zodat je de betaalde btw kunt terugvragen. Hiervoor heb je een aankoopbewijs nodig die aan bepaalde voorwaarden moet voldoen. Denk aan de naam van de leverancier, gekocht product of dienst en de datum van aankoop. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om vast te stellen dat het om zakelijke kosten gaat.
In principe geldt de regel dat je geen btw mag aftrekken als je geen aankoopbewijs hebt of als het aankoopbewijs niet aan de voorwaarden voldoet. Deze kosten worden dan mogelijk als privé uitgaven gezien.
Is een pinbon niet voldoende?
Een pinbon bewijst alleen dat je een bepaald bedrag hebt betaald, maar niet wat je precies hebt gekocht. Het is dus een betaalbewijs, maar geen aankoopbewijs.
Uitzondering
Er is een uitzonderingsregel waarbij je toch de btw kunt terugvragen als je geen factuur hebt of als de bon niet aan de eisen voldoet.
De uitzonderingen zijn:
Van dit soort ‘anonieme’ bonnen heb je wel een betalingsbewijs nodig. Dit kan een afschrijving van je zakelijke rekening zijn.
Zeker met brandstofbonnen zijn wij als administratiekantoor kritisch met verwerken. Dit heeft ermee te maken dat er naast tanken ook andere zaken worden afgerekend. Denk aan eten, drinken, sigaretten enz. En de uitzondering is wel slechts bedoeld voor brandstof en niet voor andere zaken.
Het is zonde als je bonnen en facturen vergeet of kwijtraakt, omdat je de btw niet kunt terugvorderen. Zorg er daarom voor dat je alles goed bewaart. We geven je hierbij wat tips.
Vast moment
Zorg voor een vast moment om je bonnen uit je portemonnee te halen. Einde van de dag, een keer per week. Net wat werkt voor jou en zorg dat je hiervoor een reminder in je agenda of telefoon zet.
Digitaal boekhouden
Er zijn voldoende boekhoudtools met apps waarmee je foto’s kunt maken van bonnen en facturen. Deze kun je direct uploaden in je administratie. Als je dit gelijk doet, kun je het niet vergeten. Ook wij bieden onze klanten deze mogelijkheid en je merkt dat dit zorgt voor minder missende bonnen en facturen.
Als je niet met een app werkt, zorg er dan voor dat je direct een foto maakt van de bon of sla de factuur digitaal op. De Belastingdienst vindt het prima als bonnen en facturen alleen nog maar digitaal worden bewaard als je aan de voorwaarden voldoet.
