Als ondernemer lopen zakelijk en privé online soms ongemerkt door elkaar. Je zakelijke mailbox, boekhoudomgeving of domeinnaam is belangrijk voor je bedrijf, terwijl de toegang bijvoorbeeld via je privételefoon loopt. Zolang je zelf overal bij kunt, merk je daar weinig van. Maar wat gebeurt er als je onverwacht wegvalt?
Dan krijgen nabestaanden mogelijk niet alleen te maken met je persoonlijke digitale nalatenschap, maar ook met accounts en systemen waarvan je onderneming afhankelijk is. Het gaat dus niet alleen om wat er met je online leven gebeurt, maar ook om de vraag of anderen verder kunnen wanneer jij niet meer kunt inloggen.
In dit artikel bekijken we de digitale erfenis daarom vooral vanuit het perspectief van de ondernemer, met aandacht voor de privézaken die daar vaak mee verweven zijn.
Wanneer het over een digitale erfenis gaat, denk je misschien als eerste aan Facebook, Instagram of foto's in de cloud. Voor ondernemers is het onderwerp breder. Ook e-mailaccounts, websites, domeinnamen, zakelijke software, boekhoudsystemen, wachtwoordmanagers en online financiële accounts kunnen onderdeel zijn van wat je digitaal achterlaat.
Daarbij is niet ieder account even belangrijk. Het verschil zit vooral in de afhankelijkheid ervan. Een oud socialmedia-account vraagt misschien ooit aandacht, maar een domeinnaam, zakelijke mailbox of boekhoudomgeving kan direct nodig zijn om een onderneming draaiende te houden.
Dit artikel gaat niet over de volledige erfrechtelijke of fiscale afwikkeling van een nalatenschap. De focus ligt op een praktisch vraagstuk: welke digitale bezittingen en toegangen laat je achter en wat gebeurt er als jij niet meer degene bent die ze kan beheren?
Bij digitale bezittingen is niet altijd zichtbaar wat er is, waar het staat en wie erbij kan. Een account kan belangrijk of zelfs waardevol zijn zonder dat iemand anders weet dat het bestaat.
Bovendien betekent het hebben van een account niet automatisch dat het account zelf vrij overdraagbaar is. Welke rechten iemand heeft, hangt onder meer af van het soort dienst, de overeenkomst en de voorwaarden van de aanbieder. Platforms hebben daarnaast hun eigen procedures voor overlijden. Sommige diensten bieden bijvoorbeeld mogelijkheden om een account te verwijderen, te laten voortbestaan als herdenkingsaccount of vooraf iemand aan te wijzen die na overlijden bepaalde handelingen kan verrichten.
Ook bij privacy is enige nuance nodig. De Europese AVG is niet van toepassing op persoonsgegevens van overleden personen (overweging 27 AVG, EUR-Lex). Dat betekent alleen niet dat nabestaanden daardoor automatisch recht hebben op een wachtwoord of volledige toegang tot een account. In een mailbox of cloudomgeving kunnen bijvoorbeeld ook gegevens van andere, levende personen staan. Daarnaast bepalen de voorwaarden en beveiligingsprocedures van een aanbieder welke toegang mogelijk is.
De praktische conclusie is daarom belangrijker dan een algemene juridische regel: ga er niet vanuit dat nabestaanden na overlijden eenvoudig toegang kunnen krijgen tot al je digitale accounts.
Stel dat een ondernemer onverwacht overlijdt. De webshop draait nog, klanten plaatsen bestellingen en de zakelijke mailbox ontvangt dagelijks vragen. Alleen kent niemand anders de gegevens van de hostingprovider of de domeinregistratie. De tweestapsverificatie loopt bovendien via de privételefoon van de ondernemer.
De onderneming kan misschien worden voortgezet, maar de mensen die dat moeten doen kunnen niet direct bij de systemen die daarvoor nodig zijn. Het kost vervolgens tijd om per leverancier of platform uit te zoeken welke procedure geldt en hoe toegang kan worden hersteld.
Hetzelfde kan gebeuren met de financiële administratie. Als boekhoudsoftware, facturatie, bankkoppelingen of andere belangrijke omgevingen alleen via de ondernemer bereikbaar zijn, wordt een digitaal toegangsprobleem ineens een praktisch bedrijfsprobleem.
Privé kan dezelfde onzekerheid ontstaan. Nabestaanden willen bijvoorbeeld foto's veiligstellen, abonnementen beëindigen of sociale media beheren, maar weten niet welke accounts bestaan en wat de wensen van de overledene waren.
Het probleem zit dan niet alleen in de techniek. Het zit vooral in de afhankelijkheid van één persoon en in wat vooraf niet is vastgelegd.
Een goede voorbereiding begint niet met zoveel mogelijk wachtwoorden delen. Belangrijker is dat iemand anders kan begrijpen welke digitale omgevingen ertoe doen, wie ervan afhankelijk is en waar actie nodig is als jij er niet meer bij kunt.
Daarvoor zijn vooral deze zaken van belang:
Een betrouwbare wachtwoordmanager en voorzieningen die platforms zelf aanbieden voor overlijden kunnen daarbij helpen. Het uitgangspunt blijft echter hetzelfde: niet ieder digitaal detail hoeft te worden vastgelegd, zolang maar duidelijk is waar de belangrijkste afhankelijkheden zitten.
Vrijwel iedereen met online accounts bouwt een digitale nalatenschap op. Voor ondernemers wordt voorbereiding vooral belangrijk wanneer digitale toegang gevolgen heeft voor anderen of voor het voortbestaan van processen.
Let bijvoorbeeld extra op wanneer:
De nuttigste vraag is daarom niet hoeveel accounts je hebt, maar wat er gebeurt wanneer jij morgen niet meer kunt inloggen.
Voor ondernemers verdient de financiële administratie binnen dat overzicht extra aandacht. Boekhoudsoftware, facturatieprogramma's, bankkoppelingen en belastingportalen bevatten informatie die nodig kan zijn om aangiften te doen, openstaande facturen te beoordelen of de onderneming voort te zetten of af te wikkelen.
Alleen weten welk boekhoudpakket wordt gebruikt, is dan niet voldoende. Ook moet duidelijk zijn wie toegang heeft, welke koppelingen actief zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie ondersteuning kan worden gevraagd.
Dat maakt dit onderwerp breder dan overlijden alleen. Ook bij langdurige ziekte of onverwachte uitval helpt een overdraagbare administratie om noodzakelijke financiële processen door te laten lopen.
Je hoeft niet ieder digitaal detail voor de toekomst dicht te timmeren. Het belangrijkste is dat duidelijk is welke accounts en systemen ertoe doen, wat je ermee wilt en waar kwetsbare afhankelijkheden zitten. Daarmee wordt een onverwachte situatie voor de mensen om je heen een stuk overzichtelijker.
Wil je vooral weten hoe overdraagbaar de administratieve en financiële kant van je onderneming is? Dan kan het zinvol zijn om dat eens samen met je administrateur of adviseur door te lopen. Niet om ieder mogelijk scenario vooraf vast te leggen, maar om te zorgen dat de belangrijkste financiële processen niet alleen van jou afhankelijk zijn.
John Damhuis is kantoorhouder bij GoedOpOrde.nl Enschede. Zijn aanpak is persoonlijk, betrokken en altijd in samenspraak met de ondernemer. Hierdoor is hij een onmisbare kracht voor ondernemers in de regio Enschede.
GoedOpOrde.nl Enschede
enschede@goedoporde.nl
06 197 460 14
