De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee een BV bepaalde vergoedingen en voorzieningen onbelast aan werknemers en DGA’s kan geven, zoals een kerstpakket, thuiswerkvergoeding, personeelsuitje, zakelijke laptop of reiskostenvergoeding, zolang deze op de juiste manier worden verwerkt binnen de fiscale regels en beschikbare vrije ruimte.
Aan het einde van het jaar ontstaat bij veel BV’s ineens dezelfde vraag: hoeveel ruimte is er eigenlijk nog binnen de werkkostenregeling? Vaak blijkt dan dat bepaalde vergoedingen al maanden geleden verkeerd zijn verwerkt, of dat een personeelsuitje ongemerkt toch binnen de vrije ruimte is gevallen. Dat levert niet alleen onrust op in de administratie, maar soms ook een onverwachte eindheffing van 80%.
Dat is zonde, want de werkkostenregeling biedt juist veel mogelijkheden om medewerkers — en ook de DGA — fiscaal vriendelijk extra vergoedingen of voorzieningen te geven. Het probleem zit meestal niet in de regeling zelf, maar in de manier waarop kosten tussentijds worden beoordeeld en verwerkt.
In dit artikel leggen we uit hoe de WKR in 2026 werkt, welke onderdelen belangrijk zijn en waar ondernemers in de praktijk het vaak mis zien gaan.
De werkkostenregeling lijkt op papier overzichtelijk: een deel van de vergoedingen mag onbelast worden verstrekt, zolang u binnen bepaalde fiscale kaders blijft.
In de praktijk ontstaat de verwarring vooral doordat niet iedere vergoeding op dezelfde manier wordt behandeld. Sommige kosten vallen binnen de vrije ruimte, andere zijn gericht vrijgesteld en bepaalde voorzieningen hebben zelfs helemaal geen impact op de beschikbare ruimte.
Dat klinkt technisch, maar het verschil is belangrijk.
Een kerstpakket van €100 heeft bijvoorbeeld een andere fiscale verwerking dan een thuiswerkvergoeding of een zakelijke laptop. Juist doordat deze regels door elkaar lopen, zien wij regelmatig dat ondernemers kosten onnodig onder de vrije ruimte plaatsen of pas laat ontdekken dat er een overschrijding dreigt.
Dit artikel gaat daarom niet alleen over de percentages van de WKR, maar vooral over de praktische toepassing binnen een BV.
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee een werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan werknemers kan geven.
Ook een directeur-grootaandeelhouder (DGA) valt hieronder wanneer hij of zij loon ontvangt vanuit de BV.
Binnen de WKR wordt onderscheid gemaakt tussen:
De juiste verwerking bepaalt uiteindelijk of een vergoeding belastingvrij blijft of alsnog leidt tot extra loonheffing.
In 2026 bedraagt de vrije ruimte:
Bij een fiscale loonsom van €300.000 bedraagt de vrije ruimte:
0,02 × 300.000 = €6.000
De BV mag in dat geval €6.000 onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen.
Wordt die ruimte overschreden? Dan betaalt de BV over het meerdere een eindheffing van 80%.
Dat is meteen de reden waarom tussentijdse controle belangrijk is. Een overschrijding ontstaat zelden door één grote kostenpost. Meestal gaat het om meerdere kleinere vergoedingen die gedurende het jaar onvoldoende zijn gevolgd.
Veel secundaire arbeidsvoorwaarden vallen binnen de vrije ruimte van de WKR.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
Wat hier vaak misgaat, is dat ondernemers ervan uitgaan dat een vergoeding automatisch onbelast is zolang deze ‘redelijk’ voelt. Fiscaal werkt dat anders.
Een personeelsfeest op kantoor wordt bijvoorbeeld anders behandeld dan een feest op een externe locatie. Juist dat soort praktische verschillen bepalen uiteindelijk of iets ten laste komt van de vrije ruimte.
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Voor diverse zakelijke kosten gelden gerichte vrijstellingen. Deze blijven volledig buiten de vrije ruimte, mits aan de voorwaarden wordt voldaan.
Zakelijke kilometers en woon-werkverkeer mogen in 2026 onbelast worden vergoed tot €0,23 per kilometer.
Werkgevers mogen een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van maximaal €2,45 per thuiswerkdag. Een aandachtspunt hierbij is de combinatie met reiskostenvergoeding. Voor dezelfde werkdag mogen deze vergoedingen niet dubbel worden toegepast.
Studiekosten, vakliteratuur en beroepsgerichte opleidingen zijn doorgaans gericht vrijgesteld wanneer deze relevant zijn voor de functie.
Een laptop, telefoon of andere noodzakelijke apparatuur kan gericht vrijgesteld worden verstrekt wanneer deze nodig is voor de werkzaamheden. Hier zit in de praktijk vaak nuance. Een zakelijke laptop is meestal goed verdedigbaar, maar bij apparatuur met een gemengd privékarakter kijkt de Belastingdienst kritischer naar de onderbouwing.
Ook diverse arbovoorzieningen, zoals ergonomische werkplekken of beeldschermbrillen, vallen vaak buiten de vrije ruimte.
Sommige voorzieningen op de werkplek worden fiscaal gewaardeerd op nihil.
Denk hierbij aan:
Deze voorzieningen hebben geen invloed op de beschikbare vrije ruimte.
Dat klinkt als een detail, maar juist hier ontstaat vaak onnodige voorzichtigheid. Ondernemers reserveren soms vrije ruimte voor kosten die daar fiscaal helemaal niet onder vallen.
De WKR vraagt meestal meer aandacht wanneer:
Vooral bij groeiende organisaties zien we dat de regeling administratief zwaarder wordt dan vooraf gedacht.
Bij GoedOpOrde.nl zien wij dat een goede inrichting van de WKR vaak direct fiscaal voordeel oplevert.
Veel ondernemers brengen kosten onnodig onder de vrije ruimte terwijl deze gericht vrijgesteld kunnen zijn. Een correcte verwerking voorkomt onnodige belastingdruk.
Wacht niet tot december met het controleren van de WKR-ruimte. Door tussentijds inzicht te houden voorkomt u verrassingen en mogelijke eindheffing.
De locatie van een personeelsfeest bepaalt vaak de fiscale verwerking. Een bijeenkomst op de werkplek wordt anders behandeld dan een extern evenement.
Ook DGA-vergoedingen vallen onder controle van de Belastingdienst. Privé-uitgaven zonder zakelijke onderbouwing kunnen leiden tot correcties.
Een goede WKR-administratie voorkomt discussie achteraf. Daarbij is het belangrijk dat kosten direct juist worden gecategoriseerd:
In de praktijk zien wij regelmatig:
Juist deze relatief kleine posten zorgen vaak voor onverwachte overschrijdingen.
De werkkostenregeling biedt veel mogelijkheden om medewerkers fiscaal vriendelijk extra voorzieningen of vergoedingen te geven.
Belangrijk daarbij is dat:
De WKR hoeft administratief geen ingewikkelde regeling te zijn, zolang vooraf duidelijk is hoe kosten fiscaal moeten worden behandeld.
In de praktijk merken wij dat ondernemers vooral behoefte hebben aan overzicht en zekerheid rondom de verwerking van vergoedingen en personeelskosten.
Dat is vaak het moment waarop ondersteuning helpt: niet alleen om fiscale risico’s te beperken, maar vooral om de regeling praktisch werkbaar te houden binnen de dagelijkse administratie.
Wil je weten of je BV de werkkostenregeling optimaal benut? Dan is het verstandig om de huidige verwerking en beschikbare vrije ruimte periodiek te laten controleren.
Heb je liever dat een professional met je meekijkt? Neem dan contact op.
Ed van der Scheer is kantoorhouder van GoedOpOrde.nl Zoetermeer en helpt ondernemers met betrouwbare administraties en praktisch financieel advies. Met persoonlijke aandacht en duidelijke communicatie zorgt hij ervoor dat klanten grip houden op hun cijfers.
GoedOpOrde.nl Zoetermeer
zoetermeer@goedoporde.nl
079 820 0253
