Automatisering is prachtig, toch?
Maar waarom ben je als ondernemer elk kwartaal nog steeds stapels bonnetjes aan het zoeken? Je vraagt je misschien af: wat merk ik er eigenlijk van en wat leveren die kreten van al die boekhouders mij nu op? Dit is een terechte vraag.
In de huidige economie is tijd je meest waardevolle bezit. Die tijd besteed je liever aan je klanten en je bedrijf dan aan het uitpluizen van je inbox of schoenendoos op zoek naar facturen. Gelukkig kan dit proces een stuk slimmer. Met de technologie van nu – denk aan Exact Online als boekhoudsysteem en slimme factuurverwerkingstools zoals Zenvoices – kun je jouw administratieve aanlevering voor een groot deel automatiseren, zonder dat je een IT-expert hoeft te zijn.
Of je nu zzp’er bent, mkb’er, horecaondernemer of bestuurder bent van een NGO, deze praktische tips helpen je om facturen en bonnetjes efficiënter bij je boekhouder of in je boekhoudpakket aan te leveren. Ik geef je een concreet stappenplan van 5 standaardtoepassingen die met de technologie van vandaag zelf eenvoudig in te stellen is.
De meeste terugkerende inkoopfacturen ontvang je al digitaal in je e-mail. Waarom zou je die handmatig opslaan en uploaden, als het ook automatisch kan? Door slimme e-mailregels in te stellen kun je facturen automatisch laten doorsturen naar je boekhoudsoftware (bijvoorbeeld naar Zenvoices of Exact Online). Denk aan een ALS-DAN filter, bijvoorbeeld: ALS een e-mail afkomstig is van factuur@odido.nl én het onderwerp bevat "factuur", DAN automatisch doorsturen naar het unieke e-mailadres van je boekhoudpakket. Dit unieke e-mailadres is een speciaal adres dat hoort bij jouw administratie, waar alle aangeleverde facturen binnenkomen.
Uniek e-mailadres per administratie: Iedere administratie in je boekhoudsoftware (of in Zenvoices) heeft zo’n eigen e-mailadres. Je vindt dit bijvoorbeeld in Zenvoices onder de instellingen van je administratie. Door facturen naar dat adres te mailen, komen ze direct in de verwerkingsinbox terecht. Veel organisaties gaan zelfs een stap verder en vragen leveranciers om hun facturen rechtstreeks naar dit unieke mailadres te sturen. Zo hoef je zelf niets meer door te sturen of bij te houden in je e-mail, wat weer tijd scheelt. Zorg wel dat je voor elke entiteit het juiste mailadres gebruikt, zodat facturen in de juiste administratie belanden.
1. Vind je boekhoud-e-mailadres: Zoek in Exact Online of Zenvoices naar het unieke aanlever-e-mailadres van jouw administratie (bijvoorbeeld iets als jouwbedrijf@zenvoices.com).
2. Maak een e-mailfilter: Ga in je e-mailprogramma (Outlook, Gmail, etc.) naar de filters- of regelsinstellingen. Maak een nieuwe regel met criteria, bijvoorbeeld: afzender bevat @leverancier.nl of onderwerp bevat factuur.
3. Stel automatisch doorsturen in: Als actie kies je Doorsturen naar en vul je het unieke boekhoud-e-mailadres in. Activeer de regel.
4. Test de regel: Stuur een bestaande factuurmail door of wacht op de volgende factuur. Controleer in Zenvoices of Exact of de factuur daar automatisch binnenkomt.
Zie de video hieronder voor een stapsgewijze uitleg van het instellen van zo’n automatische e-mailforwarding. 👇
Iedere ondernemer kent het wel: verdwaalde tankbonnetjes of lunchbonnen die rondslingeren. De truc is om papieren bonnetjes direct te digitaliseren op het moment dat je ze ontvangt. Maak er een gewoonte van om zakelijke bonnetjes meteen na het betalen te fotograferen en te uploaden in de app van je boekhoudpakket. Dat kost je hooguit 10 seconden, en het fysieke bonnetje kan daarna direct de prullenbak in. Dit voorkomt het frustrerende gezoek naar dat ene papiertje als de BTW-deadline nadert.
In de praktijk betekent dit: open ter plekke de mobiele app van Zenvoices (of een andere scan-app die bij je boekhouding hoort). Kies de functie om een bonnetje te scannen of te uploaden. Je maakt een foto van het bonnetje; de app leest vaak automatisch belangrijke gegevens uit (dankzij OCR, optische tekenherkenning) en zet het klaar in je administratie. Voorbeeld: met de Zenvoices mobiele app kun je een bonnetje scannen door er een foto van te maken, waarna het beeld direct naar de factuurverwerkingssoftware wordt gestuurd. Binnen enkele ogenblikken maakt de software een boekingsvoorstel voor je aan.
De Gouden Regel: Scan je bonnetje meteen na de betaling. Sta je bij de kassa of heb je zojuist online betaald? Pak even die app en leg de bon vast. Dan is het maar gedaan. Hiermee voorkom je dat bonnetjes kwijtraken of blijven liggen. Bovendien is je boekhouder je dankbaar: alle bonnetjes staan chronologisch en voorzien van datum in het systeem, klaar om verwerkt te worden. Je hebt zo altijd een up-to-date overzicht van je kleine uitgaven.
Verkoop je producten online via een webshop of heb je in de horeca een kassasysteem? Dan is het zonde als je dagelijks handmatig de omzet, bonnetjes of facturen moet overtypen in je boekhouding. Veel moderne kassasystemen en webshops kun je namelijk rechtstreeks koppelen aan Exact Online. Via zo’n koppeling worden je verkooptransacties automatisch doorgegeven aan je administratie, zonder dat jij daar omkijken naar hebt.
Denk bijvoorbeeld aan Shopify, WooCommerce of Magento voor webshops, of aan kassasystemen zoals Lightspeed, Zettle of unTill in de horeca. Exact Online heeft voor vrijwel alle grote (en kleine) platforms wel een integratie beschikbaar Dankzij zo’n API-koppeling worden de bonnen en verkopen die je gedurende de dag in je kassa registreert automatisch als transacties in Exact Online geplaatst. Je kunt meestal instellen of je elke individuele verkoopfactuur wil doorzetten of een dagelijkse totaaltelling wilt boeken. Deze onmisbare koppelingen besparen flink wat tijd op je financiële administratie en voorkomen ook fouten: handmatig overtypen van bonnen en kassa-totalen is dan verleden tijd.
De voordelen zijn duidelijk. Zo bleek bij café The Ballroom in Vlissingen dat nadat ze hun kassasysteem koppelden aan Exact Online, ze minimaal 3 uur per week minder tijd kwijt waren aan de financiële administratie. En ze staan niet alleen: ook andere ondernemers geven aan dat zo’n koppeling al gauw uren per week scheelt en dubbele invoer voorkomt. Daarnaast worden BTW-codes, kortingen en betalingsmethodes vaak automatisch correct meegenomen bij een goede koppeling, zodat de boekingen meteen kloppen.
Hoe koppel je een kassasysteem of webshop? In veel gevallen gaat dit via de App Store of Marketplace van je boekhoudpakket. In Exact Online kun je onder Apps zoeken naar de koppeling voor jouw kassasysteem of webshop. Daar volg je de instructies: vaak krijg je een token of login die je in je kassa/webshopsoftware invoert, of andersom. Sommige kassa’s hebben in hun eigen instellingen een optie “koppeling met Exact” waar je je Exact Online bedrijfsnummer en API-sleutel invoert. Het instellen kost doorgaans maar enkele minuten.
Niet alle leveranciers mailen hun factuur naar je; sommigen zetten hun facturen in een online portal. Denk aan bepaalde telecomproviders, energieleveranciers of leasemaatschappijen waarbij je moet inloggen om je factuur te downloaden. Hier komt scraping om de hoek kijken – een wat meer geavanceerde vorm van automatisering, maar zeker de moeite voor wie volledige efficiëntie nastreeft.
Wat is “scraping” precies? In eenvoudige termen is het een soort robotje (software) dat voor jou op een website inlogt en daar gegevens ophaalt, alsof een onzichtbare medewerker ’s nachts inlogt om je facturen te downloaden. Dit valt onder RPA: Robotic Process Automation, wat heel plat gezegd neerkomt op het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. Er bestaan tools waarmee zo’n bot geautomatiseerd inlogt op leveranciersportalen, periodiek de nieuwe facturen downloadt en automatisch doorstuurt naar je boekhouding. Je kunt het zien als een script dat hetzelfde doet als jij handmatig zou doen: op de website naar “mijn facturen” gaan, de PDF downloaden, en die vervolgens naar bijvoorbeeld je Zenvoices e-mailadres uploaden – maar dan zonder dat jij er tijd aan besteedt.
Dit is iets geavanceerder om in te richten, maar goud waard voor wie echt van efficiëntie houdt. Sommige ondernemers schakelen hier een specialist of IT-partner voor in, of gebruiken RPA-software (zoals Microsoft Power Automate of UiPath) om dit te realiseren. Het resultaat is dat zelfs die “lastige” facturen van leveranciers die geen e-mail sturen, niet tussen wal en schip vallen. Ze komen alsnog automatisch in je administratie terecht, elke maand opnieuw. In de video hieronder wordt in begrijpelijke taal uitgelegd hoe zo’n geautomatiseerde bot werkt en wat het oplevert. Zie het als een digitale assistent die je leveranciersportalen voor je bijhoudt.
Wat heb je nodig?
• Microsoft Power Automate (business licentie)
• Inloggegevens van het leveranciersportaal
• Eventuele toegang tot je authenticator-app (bijvoorbeeld Microsoft Authenticator of Google Authenticator)
• Een veilige plek om je wachtwoorden/tokens op te slaan (bijv. Azure Key Vault of een wachtwoordmanager)
Wat levert dit op?
✅ Geen handmatig inloggen meer bij portalen.
✅ Facturen komen automatisch, tijdig en foutloos binnen in je factuurverwerkingssoftware.
✅ Je bespaart tijd én voorkomt dat je facturen vergeet.
🔹 Stap 1: Start een nieuwe stroom in Power Automate Desktop
1. Open Power Automate Desktop en maak een nieuwe flow aan, bijvoorbeeld: Download facturen Odido.
2. Kies als trigger: Geplande uitvoering (bijvoorbeeld elke maand op de 1e om 03:00 uur).
🔹 Stap 2: Webbrowser automatisering
1. Voeg een actie toe: Open webbrowser (bijv. Edge of Chrome).
2. Navigeer automatisch naar de inlogpagina van het leveranciersportaal (bijvoorbeeld: https://portal.odido.nl).
🔹 Stap 3: Automatisch inloggen
1. Voeg acties toe om:
o Het gebruikersnaamveld te vullen.
o Het wachtwoordveld te vullen (haal wachtwoord veilig op uit Key Vault of je Power Automate credentials).
o Klik op de knop ‘Inloggen’.
Tip: Power Automate heeft een ingebouwde UI-recorder waarmee je velden kunt aanklikken en handelingen kunt opnemen. Dit laten we ook zien in de video
🔹 Stap 4: Automatiseren van authenticatie (2FA)
1. Als de leverancier een authenticator code vraagt:
o Voeg een actie toe: Lees OTP uit authenticator API of Key Vault (indien gekoppeld).
o Je kunt hiervoor werken met integraties zoals:
▪ Azure Key Vault waar je een script plaatst dat OTP-codes genereert.
▪ Externe tools (bijv. command-line OTP generator) die de code in Power Automate injecteren.
2. Vul de tijdelijke code automatisch in het 2FA-veld in.
🔹 Stap 5: Navigeren en downloaden
1. Gebruik browser-acties om:
o Naar de sectie Mijn facturen te gaan.
o De meest recente factuur te selecteren.
o Het PDF-bestand te downloaden naar een vaste map (bijvoorbeeld: C:/Facturen/Leveranciers/).
🔹 Stap 6: Upload factuur naar je boekhouding
1. Voeg een actie toe om:
o Het bestand als bijlage te mailen naar je unieke boekhoudmail (bijvoorbeeld Zenvoices e-mailadres).
o Of: plaats het bestand in een cloudmap (OneDrive/SharePoint) waar Zenvoiceshet automatisch kan ophalen.
🔹 Stap 7: Sluit browser en controleer
1. Sluit de browser.
2. Voeg optioneel een controle toe dat het bestand succesvol is gedownload en verzonden.
🔹 Bonus: Logging en meldingen
• Laat Power Automate automatisch een e-mail of Teams-bericht sturen als er een fout optreedt (bijvoorbeeld login mislukt of factuur niet gevonden).
• Houd een logbestand bij van alle downloads (datum, tijd, leverancier).
Steeds meer ondernemers maken gebruik van het Peppol-netwerk voor het versturen en ontvangen van e-facturen. Via Peppol worden facturen elektronisch verzonden en ontvangen binnen een beveiligd netwerk. Het grote voordeel? Facturen komen rechtstreeks en foutloos in de administratie van de wederpartij terecht, zonder dat er handmatig iets hoeft te worden gedaan. Zo wordt het verzamelen en verwerken van facturen nóg makkelijker en voorkom je fouten. Omdat vanaf 1 januari 2025 het gebruik van Peppol wettelijk verplicht is voor alle transacties binnen de EU zowel tussen bedrijven (B2B) als met overheidsorganisaties (B2G). De meeste moderne boekhoudpakketten zijn hier al op voorbereid en aangesloten bij het Peppol netwerk. De ontwikkelingen rondom Peppol gaan snel en roept bij veel organisaties vragen op. Houd onze website dus vooral in de gaten voor actuele updates hierover!
Conclusie: meer automatiseren, meer tijd voor ondernemen
Zoals je ziet zijn er talloze praktische manieren om de aanlevering van je facturen en bonnetjes te automatiseren. Pas je deze stappen toe, dan wordt naar schatting 95% van je administratieve aanlevering automatisch geregeld. Je bent misschien nog maar een paar minuten per maand bezig met de rest – tel uit je winst! In plaats van uren kwijtraken aan mails doorspitten, bonnetjes scannen en bankafschriften importeren, loopt dit nu vrijwel vanzelf op de achtergrond. Jij houdt kostbare tijd over om te besteden aan wat je het liefst doet: ondernemen.
Klinkt dit allemaal goed, maar zie je door de bomen het bos niet meer? Geen zorgen – GoedOpOrde.nl Amsterdam helpt je hier graag bij. Automatiseringen opzetten of optimaliseren is onze expertise.
Je kunt vrijblijvend contact opnemen voor hulp bij het instellen of finetunen van je aanleverproces. We maken automatisering begrijpelijk, praktisch en passend bij jouw onderneming. Neem gerust contact met ons op (een belletje of mailtje kost niks) – dan denken we met je mee en zorgen we dat jij je administratie strak op orde krijgt. Zo kun jij je focussen op wat écht belangrijk is: jouw bedrijf laten groeien.
Onderneem vandaag nog actie, automatiseer waar het kan, en ervaar hoe je administratie van last naar lust wordt. Bekijk de video’s op deze pagina nogmaals voor een demo van elke tip en workflow, en aarzel niet om hulp in te schakelen. Samen zorgen we ervoor dat je nooit meer in paniek op zoek hoeft naar een bonnetje!
Ben jij ondernemer en op zoek naar een administratiekantoor in de buurt?
Maak dan een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek.
