Je hebt genoeg werk. Misschien zelfs iets te veel. Klanten moeten langer wachten, je dagen raken voller en steeds vaker denk je: ik kan wel iemand gebruiken. Dan besluit je je eerste medewerker aan te nemen. Een mooie stap, want je bedrijf groeit en je krijgt iemand naast je met wie je het werk kunt verdelen.
Zodra die beslissing concreet wordt, komen ook de vragen. Welk contract bied je aan? Wat gaat die medewerker je werkelijk kosten? Heb je een pensioenregeling nodig? En wat gebeurt er als iemand ziek wordt?
Je weet hoe je jouw bedrijf runt, maar personeel brengt nieuwe verantwoordelijkheden mee. Bovendien is iemand aannemen niet alleen een personeelsbeslissing, maar ook een financiële keuze. Je gaat verplichtingen aan die doorlopen, ook wanneer het tijdelijk wat minder druk is.
Gelukkig is die stap met een goede voorbereiding prima te overzien. Het begint met inzicht in de kosten, de regels die voor jouw bedrijf gelden en de zaken die je vóór de eerste werkdag moet regelen.
“€ 4.000 bruto salaris. Dan kost die medewerker me ongeveer € 4.000 per maand, toch?”
Die vraag kreeg ik van een ondernemer die op het punt stond zijn eerste medewerker aan te nemen. Hij had gerekend met twaalf maanden salaris, € 48.000 per jaar en dat paste in zijn begroting.
Alleen kwamen daar nog vakantiegeld, werkgeverspremies, een pensioenbijdrage en kosten voor verzekeringen, salarisadministratie en een werkplek bij. Uiteindelijk moest hij in zijn situatie eerder rekenen met zo'n € 5.500 per maand.
Dat verschil maakte de beslissing niet meteen onverstandig, maar veranderde wel de financiële afweging.
De bedragen komen uit deze specifieke praktijksituatie en zijn geen algemene vuistregel. De werkelijke kosten hangen onder meer af van de sector, de pensioenregeling, het contract en de arbeidsvoorwaarden die je afspreekt. Laat daarom vóór je een salarisaanbod doet berekenen wat een medewerker je bedrijf in totaal kost.
Kijk vervolgens verder dan alleen de kosten. Wat moet die extra capaciteit opleveren? Kun je meer klanten helpen, opdrachten sneller afronden of zelf meer tijd besteden aan het ondernemen?
Houd ook rekening met de eerste maanden. Inwerken en begeleiden kosten tijd, en je medewerker draait waarschijnlijk niet vanaf dag één zelfstandig mee. De kosten beginnen direct, terwijl de extra opbrengsten vaak pas later zichtbaar worden.
Voordat je een salaris toezegt of een contract opstelt, wil je weten welke regels voor jouw bedrijf gelden.
Controleer of er een cao van toepassing is. Die kan bepalend zijn voor bijvoorbeeld het salaris, toeslagen, verlof en loondoorbetaling bij ziekte. Daarnaast moet je rekening houden met het wettelijke minimumuurloon.
Onderzoek ook of je verplicht bent een pensioenregeling aan te bieden, bijvoorbeeld via een bedrijfstakpensioenfonds of een cao. Die verplichting kan al gelden zodra je je eerste medewerker aanneemt. Ontdek je pas achteraf dat je aangesloten had moeten zijn bij een pensioenfonds, dan kun je alsnog met premiebetalingen te maken krijgen.
Juist daarom is de volgorde belangrijk. Eerst uitzoeken welke verplichtingen gelden, daarna bepalen welke arbeidsvoorwaarden je kunt aanbieden. Zo voorkom je dat je afspraken maakt waarvan je de financiële gevolgen nog niet kent.
Als de arbeidsvoorwaarden duidelijk zijn, kun je de arbeidsovereenkomst opstellen. Daarin leg je onder meer de functie, arbeidsduur, het salaris en de contractduur vast. Een tijdelijk contract lijkt misschien logisch als je nog niet weet hoeveel werk er structureel is, maar ook daarvoor gelden regels. Een proeftijd is bijvoorbeeld niet bij ieder contract toegestaan.
Bespreek daarnaast hoe de samenwerking er dagelijks uitziet. Op welke dagen werkt iemand? Hoe gaan jullie om met thuiswerken, overuren en vakantie? En welke verantwoordelijkheden horen bij de functie?
Juist bij een eerste medewerker worden afspraken snel mondeling gemaakt. Het contact is persoonlijk en je denkt elkaar goed te begrijpen. Toch geeft het jullie allebei duidelijkheid als je de afspraken zorgvuldig vastlegt. Laat de arbeidsovereenkomst daarom controleren voordat je deze ondertekent. Niet alleen om te weten of alles juridisch klopt, maar ook om zeker te zijn dat het contract aansluit bij de samenwerking die je voor ogen hebt.
Weet je wanneer je eerste medewerker begint? Dan moet ook de administratie worden ingericht.
Meld je tijdig aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt onder meer een loonheffingennummer waarmee de loonheffingen kunnen worden aangegeven en afgedragen. Voor de salarisadministratie moeten de juiste gegevens worden verzameld en verwerkt. Denk aan de afgesproken arbeidsvoorwaarden, de benodigde werknemersgegevens, loonstroken, loonaangiften en betalingen.
Controleer uiterlijk vóór aanvang van de werkzaamheden de identiteit van je medewerker aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument en bewaar de vereiste kopie in de loonadministratie. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende. Richt daarnaast een goed beveiligd personeelsdossier in.
Denk ook alvast na over de werkwijze ná de eerste salarisbetaling. Wie geeft extra uren door? Wat gebeurt er als iemand verlof opneemt of een vergoeding krijgt? En wanneer moeten wijzigingen worden aangeleverd?
Een goede salarisadministratie draait niet alleen om iedere maand het juiste bedrag overmaken. Het gaat er ook om dat veranderingen tijdig worden verwerkt en je inzicht houdt in de personeelskosten.
Wordt je enige medewerker ziek, dan merk je dat direct in de bezetting. Het werk blijft liggen of komt opnieuw bij jou terecht, terwijl de financiële verplichtingen doorlopen.
Bij ziekte moet je als werkgever in beginsel gedurende maximaal 104 weken loon doorbetalen. Wettelijk gaat het doorgaans om minimaal 70% van het loon, waarbij in het eerste ziektejaar in beginsel ten minste het toepasselijke minimumloon geldt. Er zijn uitzonderingen en een cao of arbeidsovereenkomst kan een hogere doorbetaling voorschrijven.
Daarnaast heb je verplichtingen rond verzuimbegeleiding en re-integratie. Een verzuimverzekering is doorgaans niet wettelijk verplicht, maar verdient wel een bewuste afweging. Hoeveel financiële ruimte heeft je bedrijf om langdurige ziekte op te vangen? En welk risico wil je zelf dragen?
Een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts is wel verplicht. Ook moet je zorgen voor een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) met een plan van aanpak, zodat arbeidsrisico's en passende maatregelen in beeld zijn. Dit zijn zaken die je liever regelt voordat er iets gebeurt.
Een laptop en een bureau zijn meestal zo geregeld. Werk overdragen vraagt meer aandacht.
Welke taken gaat je medewerker overnemen? Hoe leg je uit hoe jullie werken? En wanneer maak je tijd voor vragen en feedback?
Als ondernemer ben je gewend om veel zelf te doen. Je weet precies hoe je klanten helpt, waar informatie staat en welke afspraken belangrijk zijn. Voor een nieuwe medewerker is dat niet vanzelfsprekend. Plan daarom bewust tijd in voor begeleiding. Verwachten dat iemand meteen jouw tempo en werkwijze overneemt, leidt al snel tot teleurstelling aan beide kanten.
Kijk ook naar je financiële planning. Niet alle kosten vallen op hetzelfde moment. Apparatuur betaal je misschien vóór de start, terwijl opgebouwd vakantiegeld pas later wordt uitbetaald.
Naast inzicht in de totale kosten wil je dus weten wanneer het geld je rekening verlaat. Zeker bij een eerste medewerker kan dat verschil belangrijk zijn voor je beschikbare financiële ruimte.
Een eerste medewerker aannemen is meer dan vaststellen dat er genoeg werk ligt. Je wilt ook weten of je bedrijf de verplichtingen kan dragen en of je zelf ruimte hebt om iemand goed te begeleiden.
Stel jezelf daarom een paar vragen:
Kun je deze vragen goed beantwoorden, dan heb je een stevigere basis voor je beslissing. Zo niet, dan weet je waar je eerst aandacht aan moet besteden.
Als je besluit iemand aan te nemen, helpt het om de belangrijkste voorbereidingen op een rij te zetten.
Welke aanvullende verplichtingen gelden, hangt af van je bedrijf, de functie en de arbeidsvoorwaarden.
Met je eerste medewerker krijg je te maken met terugkerende kosten en verplichtingen. Daarom wil je niet alleen weten of de salarisadministratie klopt, maar ook wat personeel financieel betekent voor je bedrijf.
Hier raken salarisadministratie, boekhouding en financieel advies elkaar. Actueel inzicht helpt je om personeelskosten te volgen, vooruit te kijken en tijdig bij te sturen als de omstandigheden veranderen.
Je hoeft geen HR-specialist te worden om je eerste medewerker aan te nemen. Als je de kosten kent, je verplichtingen op orde hebt en tijd maakt voor begeleiding, leg je een goede basis voor de samenwerking.
Wil je je eerste medewerker aannemen en weten of je financieel goed voorbereid bent?
Bij GoedOpOrde.nl helpen we je met de salarisadministratie en geven we inzicht in je personeelskosten. We denken graag met je mee over wat deze stap betekent voor je bedrijf, zodat je met een duidelijk beeld aan je nieuwe rol als werkgever begint.
De fiscale behandeling van een rekening-courant of lening hangt af van de feiten en omstandigheden. Bovenstaande informatie is algemeen van aard en vervangt geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie.
Roy Spierenburg is het gezicht van de GoedOpOrde.nl Franchise. Hij begeleidt nieuwe franchisenemers persoonlijk, met oog voor structuur, groei en samenwerking.
GoedOpOrde.nl Alphen aan den Rijn
alphen@goedoporde.nl
085-2730761
