Als BV-eigenaar kun je zakelijke kosten aftrekken die nodig zijn voor het behalen van winst. Dit geldt voor uitgaven zoals kantoorbenodigdheden, software, reiskosten en professionele dienstverlening. Bij btw-plichtige uitgaven kun je de betaalde btw terugvragen via je btw-aangifte. Belangrijke voorwaarden zijn dat kosten zakelijk gemotiveerd zijn, je kunt aantonen met bonnetjes en facturen, en ze voldoen aan de fiscale regels van de Belastingdienst.
Zakelijke kosten zijn uitgaven die je BV maakt om winst te behalen. Je kunt deze kosten aftrekken van de winst voordat je vennootschapsbelasting betaalt. Dit verlaagt je belastingdruk en zorgt ervoor dat je alleen belasting betaalt over de werkelijke winst na aftrek van bedrijfskosten.
De belangrijkste aftrekbare kostenposten voor een BV zijn:
Niet alle uitgaven zijn aftrekbaar. Privékosten zoals je eigen boodschappen of vakantie kun je niet als zakelijke kosten declareren. Ook gemengde kosten, waarbij privé en zakelijk door elkaar lopen, zijn vaak maar gedeeltelijk aftrekbaar.
Als je BV btw-plichtig is, kun je de btw die je betaalt op zakelijke inkopen terugvragen bij de Belastingdienst. Dit heet btw-aftrek of voorbelasting. Je vraagt deze btw terug via je periodieke btw-aangifte, meestal per kwartaal.
Het btw-systeem werkt zo: je betaalt btw over je verkopen aan klanten, maar je krijgt de btv terug die je zelf betaalt aan leveranciers. Het verschil tussen deze twee bedragen is wat je uiteindelijk afdraagt aan de Belastingdienst.
Voorwaarden voor btw-aftrek zijn:
Bij gemengde kosten kun je alleen het zakelijke deel van de btw terugvragen. Houd daarom goed bij welk percentage van bijvoorbeeld je telefoonkosten zakelijk is.
Niet alle uitgaven die je BV maakt, zijn aftrekbaar als bedrijfskosten. De Belastingdienst heeft duidelijke regels over wat wel en niet mag. Privékosten zijn nooit aftrekbaar, ook niet als je ze per ongeluk via de BV betaalt.
Belangrijke niet-aftrekbare kosten zijn:
Gemengde kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Denk aan een telefoonabonnement dat je zowel privé als zakelijk gebruikt. Je mag dan alleen het zakelijke percentage aftrekken. Hetzelfde geldt voor een auto die je zowel privé als zakelijk rijdt.
Representatiekosten zoals zakendiners en relatiegeschenken zijn maar voor 25% aftrekbaar. Dit betekent dat van een zakendiner van €100 slechts €25 aftrekbaar is als bedrijfskosten.
Voor elke zakelijke uitgave heb je bewijsstukken nodig. Zonder goede administratie kun je kosten niet aftrekken en loop je het risico op problemen bij een belastingcontrole. Bewaar daarom altijd je bonnetjes, facturen en andere relevante documenten.
Deze documenten moet je bewaren:
De bewaartermijn is zeven jaar na het kalenderjaar waarin de kosten zijn gemaakt. Digitale bewaring is toegestaan, maar zorg dat documenten goed leesbaar blijven. Maak back-ups van belangrijke digitale bestanden.
Op elke factuur moeten deze gegevens staan: naam en adres van de leverancier, factuurdatum, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, btw-bedrag (indien van toepassing), en totaalbedrag. Kassabonnetjes zijn ook geldig, maar facturen bieden meer zekerheid.
Auto- en reiskosten zijn vaak een belangrijk deel van je bedrijfskosten. Je kunt deze kosten op verschillende manieren declareren, afhankelijk van hoe je de auto gebruikt en of deze privé of zakelijk eigendom is. Kilometergeld en werkelijke kosten zijn de twee hoofdmethodes.
Bij kilometergeld reken je met een vast bedrag per gereden zakelijke kilometer. Voor 2025 is dit €0,23 per kilometer. Deze methode is eenvoudig: houd een kilometeradministratie bij met datum, bestemming, doel van de rit en aantal kilometers.
Bij werkelijke kosten trek je alle auto-gerelateerde uitgaven af:
Als je de auto zowel privé als zakelijk gebruikt, mag je alleen het zakelijke percentage aftrekken. Houd daarom bij hoeveel procent van je kilometers zakelijk zijn.
Voor andere reiskosten zoals openbaar vervoer, hotels en maaltijden tijdens zakenreizen gelden dezelfde regels: bewaar bonnetjes en zorg voor een zakelijke motivatie.
Als BV-eigenaar kun je thuiswerkkosten aftrekken wanneer je structureel vanuit huis werkt en geen ander kantoor hebt. De regels zijn strenger dan voor werknemers, omdat je als ondernemer meer mogelijkheden hebt om kosten af te trekken.
Aftrekbare thuiswerkkosten zijn:
Het percentage dat je mag aftrekken, hangt af van het oppervlak van je werkruimte ten opzichte van je hele woning. Gebruik je 10% van je huis als kantoor, dan mag je 10% van de woonkosten aftrekken.
Belangrijke voorwaarden zijn dat je werkruimte uitsluitend of hoofdzakelijk zakelijk wordt gebruikt, je geen ander kantoor hebt, en je kunt aantonen dat thuiswerken noodzakelijk is voor je bedrijf. Een aparte werkkamer werkt het beste, maar een deel van een kamer kan ook als je dit goed kunt afbakenen.
Wil je grip houden op al deze regels en zorgen dat je BV op orde is? Heb je vragen over de kostenaftrek in jouw specifieke situatie? Neem contact met ons op bij GoedOpOrde.nl. We helpen je met een complete ontzorging van je financiële administratie, zodat je je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf.
