Bij het flexwerken als ZZP'er of ondernemer zijn verschillende werkplekkosten fiscaal optimaal. De meest voordelige kosten zijn die voor kantoorbenodigdheden, internet, telefoon, en software die volledig zakelijk worden gebruikt. Deze zijn 100% aftrekbaar. Voor een werkruimte thuis gelden strenge voorwaarden: deze moet een zelfstandige ruimte zijn met eigen ingang. Bij flexwerkplekken en kantoorhubs zijn huurkosten volledig aftrekbaar. Reiskosten naar klanten zijn aftrekbaar tegen €0,21 per kilometer, terwijl woon-werkverkeer voor ZZP'ers anders wordt behandeld dan voor werknemers. Een correcte administratie is essentieel: splits zakelijke en privékosten duidelijk en bewaar alle bonnetjes om belastingvoordelen te maximaliseren.
Voor ZZP'ers zijn verschillende thuiswerkkosten volledig aftrekbaar. Alle zakelijke uitgaven die direct verband houden met je onderneming kun je van je winst aftrekken. Dit omvat kantoorbenodigdheden zoals bureaumateriaal, inkt, papier en andere verbruiksartikelen die je voor je werk gebruikt.
Ook je zakelijke telefoon- en internetkosten zijn aftrekbaar, maar alleen het zakelijke deel. Gebruik je je telefoon of internet voor zowel zakelijke als privédoeleinden? Dan moet je een realistische verdeling maken die je bij controle kunt onderbouwen. Het is vaak verstandiger om gescheiden abonnementen te hebben voor zakelijk en privégebruik.
De aanschaf van een laptop, computer, tablet of smartphone mag je als zakelijke investering afschrijven. Zorg wel dat deze apparaten hoofdzakelijk zakelijk gebruikt worden. Let op dat de aankoopfacturen op je bedrijfsnaam staan, zeker als je een BV hebt.
Software-abonnementen voor je boekhouding, factureringssystemen, en andere zakelijke tools zijn ook volledig aftrekbaar. Voor alle kosten geldt dat je ze goed moet documenteren en in je administratie als ZZP'er moet opnemen.
Zakelijke verzekeringen, vakliteratuur en kosten voor bijscholing die direct gerelateerd is aan je huidige bedrijfsactiviteiten zijn ook aftrekbare posten. Voor een werkplek thuis gelden echter specifieke regels, die we in de volgende sectie bespreken.
De regeling voor werkruimte in eigen woning is streng en alleen onder specifieke voorwaarden fiscaal aftrekbaar. De Belastingdienst hanteert twee belangrijke criteria waaraan je werkruimte moet voldoen om kosten af te kunnen trekken.
Ten eerste moet je werkruimte een zelfstandige ruimte zijn. Dit betekent dat de ruimte een eigen ingang en eigen sanitaire voorzieningen moet hebben, of duidelijk afgescheiden moet zijn van de rest van je woning. In theorie zou je deze ruimte aan derden moeten kunnen verhuren.
Ten tweede moet je voldoen aan het inkomenscriterium. Je verdient ofwel:
- Minimaal 70% van je totale inkomen in deze werkruimte, of
- Minimaal 30% van je inkomen in deze werkruimte én je hebt geen andere werkruimte tot je beschikking
Als je aan deze voorwaarden voldoet, kun je een deel van je hypotheekrente of huur, gas, water, elektriciteit, internet en andere huisvestingskosten aftrekken. De berekening is gebaseerd op het percentage dat de werkruimte inneemt van het totale woonoppervlak.
Als je niet aan deze strenge voorwaarden voldoet, is het helaas niet mogelijk om huisvestingskosten voor je thuiswerkplek af te trekken. Je kunt dan nog wel andere zakelijke kosten zoals kantoorbenodigdheden en apparatuur aftrekken, maar niet de kosten die direct met de ruimte zelf te maken hebben.
Voor veel flexwerkers is het daarom fiscaal interessant om alternatieven te overwegen, zoals flexwerkplekken of kantoorhubs. Hierover meer in de volgende sectie.
Het werken in flexwerkplekken en kantoorhubs biedt aanzienlijke fiscale voordelen voor zelfstandigen. Het grootste voordeel is dat de kosten voor het huren van deze ruimtes volledig aftrekbaar zijn als zakelijke kosten, zonder de strikte voorwaarden die gelden voor een werkruimte thuis.
Wanneer je een flexwerkplek of plek in een kantoorhub huurt, kun je alle gerelateerde kosten direct van je belastbare winst aftrekken. Dit omvat niet alleen de huurkosten, maar ook eventuele servicekosten, koffievoorzieningen en andere faciliteiten die bij de werkplek horen.
In vergelijking met thuiswerken is dit een significant voordeel, omdat de fiscale aftrek van thuiswerkkosten zoals we eerder zagen aan strenge voorwaarden is gebonden. Bij flexplekken is er geen discussie over welk deel zakelijk is - het volledige bedrag is als bedrijfskosten aftrekbaar.
Een ander voordeel is dat je bij flexplekken niet hoeft te investeren in kantoorinrichting of faciliteiten. Deze worden meestal aangeboden door de verhuurder en zijn inbegrepen in de huurprijs. Dit betekent minder kapitaalinvesteringen en meer flexibiliteit.
Voor ZZP'ers die afwisselen tussen thuis werken en flexplekken huren, is het slim om een administratie bij te houden van welke dagen je waar werkt. Dit helpt je bij het maximaliseren van je fiscale voordelen en voorkomt problemen bij eventuele controles van de Belastingdienst.
Overweeg je verschillende opties? Wij kunnen je helpen bij het maken van fiscaal optimale keuzes en het correct verwerken van deze kosten in je boekhouding. Zo houd je meer geld over voor je onderneming.
Bij flexwerken op verschillende locaties hanteert de Belastingdienst specifieke regels voor het aftrekken van reiskosten. Deze regels verschillen fundamenteel van die voor werknemers in loondienst.
Voor ZZP'ers en ondernemers zijn zakelijke reizen naar klanten, leveranciers of andere zakelijke bestemmingen volledig aftrekbaar. Je mag €0,21 per kilometer aftrekken, ongeacht je vervoermiddel. Dit geldt voor zowel auto-, fiets- als openbaar vervoerkilometers. Als je met het openbaar vervoer reist, mag je in plaats daarvan ook de werkelijke kosten aftrekken op basis van bonnetjes.
Een belangrijk verschil met werknemers in loondienst is hoe de Belastingdienst woon-werkverkeer behandelt. Voor ZZP'ers bestaat woon-werkverkeer in principe niet zoals bij werknemers. Als je vanuit huis naar een flexwerkplek, kantoorhub of vaste werklocatie reist, worden deze kilometers fiscaal anders beoordeeld:
Voor een correcte administratie van je reiskosten is het essentieel om een gedetailleerde rittenadministratie bij te houden met datum, bestemming, doel van de reis en aantal kilometers. Er zijn verschillende apps beschikbaar die dit proces automatiseren.
Let op dat je bij gebruik van een auto alle autokosten (afschrijving, brandstof, onderhoud, verzekering) kunt aftrekken voor het zakelijke deel, of kiest voor de kilometervergoeding van €0,21 per zakelijke kilometer. Deze keuze maak je per auto en staat voor langere tijd vast.
Een correcte administratie van werkplekkosten is essentieel voor flexwerkers om optimaal fiscaal voordeel te behalen. Begin met het strikt scheiden van zakelijke en privéuitgaven, bij voorkeur door gebruik te maken van gescheiden bankrekeningen en betaalmiddelen.
Voor een effectieve administratie raden wij de volgende stappen aan:
Voor kosten die zowel zakelijk als privé zijn, zoals internet of telefoon, moet je een realistische verdeling maken. Dit kan op basis van werkelijke metingen of een verdedigbare schatting. Documenteer altijd je berekeningsmethode voor het geval de Belastingdienst hier vragen over stelt.
Als je gebruik maakt van verschillende werkplekken, is het belangrijk om per werkplek bij te houden welke kosten je daar maakt. Dit helpt niet alleen bij je belastingaangifte, maar geeft je ook inzicht in welke werkplekoplossing financieel het meest voordelig is.
Overweeg om periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal, een analyse te maken van je werkplekkosten. Zo kun je tijdig bijsturen als bepaalde kostenposten uit de hand lopen of als er fiscaal gunstigere alternatieven zijn.
Digitaliseer waar mogelijk je administratie om alles overzichtelijk te houden. Onze gespecialiseerde ZZP-boekhouding kan je hierbij volledig ontzorgen, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten terwijl wij zorgen dat je maximaal profiteert van alle fiscale voordelen.
Bij twijfel over de aftrekbaarheid van specifieke kosten, is het verstandig om professioneel advies in te winnen. De regels van de Belastingdienst veranderen regelmatig en een goede boekhouder kan je helpen om binnen de regels het meeste rendement uit je onderneming te halen.
