Als ZZP'er moet je alle bonnetjes en facturen bewaren die verband houden met je zakelijke uitgaven. Dit omvat bonnen voor kantoorartikelen, reiskosten, zakelijke lunches, apparatuur, abonnementen en andere beroepskosten. Bewaar altijd de originele kassabonnen, facturen, betaalbewijzen en declaraties zodat je deze kosten kunt aftrekken en de BTW kunt terugvragen. Digitaal opslaan is toegestaan, mits de bonnetjes duidelijk leesbaar blijven en de authenticiteit gewaarborgd is.
Voor je boekhouding geldt een algemene fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Deze verplichting is vastgelegd in de Belastingwet en geldt voor je volledige administratie, inclusief alle bonnetjes, facturen en andere financiële documenten. Hiermee kan de Belastingdienst bij een eventuele controle je boekhouding over meerdere jaren verifiëren.
Voor sommige documenten gelden echter afwijkende termijnen:
| Type document | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Algemene administratie | 7 jaar | Bonnetjes, facturen, bankafschriften |
| Onroerende zaken | 10 jaar | Vastgoed gerelateerde documenten |
| Subsidieverklaringen | 7-10 jaar | Afhankelijk van subsidievoorwaarden |
| Loonadministratie | 7 jaar | Indien je personeel in dienst hebt |
Let op dat de bewaartermijn begint vanaf het einde van het boekjaar waarin de bonnetjes zijn verwerkt. Dus bonnetjes uit februari 2023 moeten bewaard worden tot en met 31 december 2030, aangezien het boekjaar 2023 eindigt op 31 december 2023 en daar 7 jaar bij opgeteld wordt.
Bij grote investeringen in bedrijfsmiddelen zoals computers of machines is het verstandig om de aankoopbonnen zelfs langer te bewaren, zeker als de afschrijvingsperiode langer is dan 7 jaar. Dit helpt ook bij eventuele garantieclaims of als je het bedrijfsmiddel later verkoopt.
De Belastingdienst stelt duidelijke voorwaarden aan zakelijke kosten voordat je deze mag aftrekken in je boekhouding als ZZP'er. De belangrijkste vereiste is dat de kosten een direct zakelijk karakter moeten hebben en gemaakt zijn in het belang van je onderneming.
De drie hoofdcriteria voor aftrekbare zakelijke kosten zijn:
Bij gemengde kosten (deels zakelijk, deels privé) zoals een telefoonabonnement of autokosten mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Hiervoor moet je een redelijke verdeelsleutel hanteren en deze consequent toepassen.
Enkele voorbeelden van aftrekbare kosten zijn:
Sommige kosten, zoals boetes, zijn nooit aftrekbaar, ook al zijn ze tijdens zakelijke activiteiten ontstaan. Voor bepaalde kosten zoals eten en drinken geldt een beperkte aftrekbaarheid van 80%.
Het efficiënt bewaren van bonnetjes bespaart je als ZZP'er veel tijd en stress, vooral tijdens de belastingaangifte. De meest tijdbesparende aanpak is het volledig digitaliseren van je administratie.
Moderne methodes voor het digitaal bewaren van bonnetjes zijn:
Voor een optimale digitale archivering raden wij het volgende systeem aan:
| Stap | Actie | Voordeel |
|---|---|---|
| 1 | Maak direct een foto/scan bij ontvangst | Voorkomt kwijtraken, verbleking |
| 2 | Gebruik een consistente bestandsnaamstructuur | Bijv. "Datum_Leverancier_Bedrag" |
| 3 | Organiseer per kwartaal/jaar in mappen | Vereenvoudigt zoeken en BTW-aangiftes |
| 4 | Koppel aan boekhoudprogramma | Directe verwerking in administratie |
| 5 | Maak regelmatig backups | Voorkomt gegevensverlies |
Als je toch papieren bonnetjes wilt bewaren, gebruik dan een mappenstructuur met tabbladen per maand of per kostensoort. Bewaar bonnetjes altijd op chronologische volgorde en plak kleine kassabonnetjes op A4-vellen om verlies te voorkomen.
Met een goed digitaal systeem kun je tot 70% tijd besparen op je administratie. Hierdoor heb je niet alleen een betere boekhouding, maar blijft er ook meer tijd over om je te richten op je kernactiviteiten als ondernemer.
Bij het administreren van bonnetjes maken ZZP'ers regelmatig fouten die later tot problemen met de Belastingdienst kunnen leiden. De meest voorkomende valkuil is het niet goed scheiden van zakelijke en privé-uitgaven.
Deze zijn de top 5 meest gemaakte fouten en hoe je ze kunt vermijden:
Ook komen we vaak tegen dat ZZP'ers bonnetjes bewaren voor kosten die niet aftrekbaar zijn, zoals privé-boodschappen, boetes of representatiekosten die het gebruikelijke overschrijden. Dit kan leiden tot correcties bij een belastingcontrole.
Een ander punt van aandacht is de kwaliteit van digitale kopieën. Zorg dat digitale scans goed leesbaar zijn en alle relevante informatie bevatten. De Belastingdienst accepteert digitale bonnetjes, maar deze moeten wel voldoen aan dezelfde eisen als papieren bonnen.
Door deze valkuilen te vermijden en een consequent systeem te hanteren voor je administratie, voorkom je niet alleen problemen met de Belastingdienst, maar krijg je ook beter inzicht in je financiële situatie.
Als ZZP'er is het essentieel om je administratie goed op orde te hebben, niet alleen voor de Belastingdienst maar ook voor jezelf. Met een goed georganiseerde boekhouding krijg je beter inzicht in je financiën en kun je betere zakelijke beslissingen nemen. Wij helpen je graag om je administratie te digitaliseren en te optimaliseren zodat je meer tijd overhoudt voor waar je echt goed in bent: ondernemen.
