Als ondernemer met een eenmanszaak ben je verplicht om alle bonnen en facturen voor zakelijke uitgaven te bewaren. Deze documenten vormen de basis van je financiële administratie. De Belastingdienst vereist dat je alle bonnen van zakelijke kosten, investeringen, tankbonnen, lunch- en dinerkosten, kantoorbenodigdheden en andere bedrijfsgerelateerde uitgaven bewaart. Hiermee kun je aantonen dat je aftrekposten legitiem zijn en voorkom je problemen bij een eventuele belastingcontrole.
Voor de meeste zakelijke documenten geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Deze termijn is vastgesteld in de fiscale wetgeving zodat de Belastingdienst tot 7 jaar terug je administratie kan controleren. Dit geldt voor alle bonnen, facturen en andere documenten die betrekking hebben op je boekhouding als zzp'er.
Er zijn echter uitzonderingen op deze regel:
Let op: de bewaartermijn gaat in vanaf het einde van het boekjaar waarin de bonnen zijn verwerkt. Een bon uit januari 2023 moet dus tot en met december 2030 bewaard worden als je boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar.
Het niet naleven van deze bewaartermijnen kan leiden tot boetes bij een belastingcontrole. Daarnaast kan het ontbreken van bonnen betekenen dat bepaalde kosten niet als aftrekpost worden geaccepteerd, wat resulteert in een hogere belastingaanslag.
Als eigenaar van een eenmanszaak kun je verschillende zakelijke kosten aftrekken van je belastbare winst. Hierdoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting. Maar welke bonnen leiden nu precies tot fiscaal aftrekbare kosten?
Bonnen van zakelijke lunches of diners zijn voor 80% aftrekbaar. Bewaar niet alleen de bon, maar noteer ook met wie je hebt gegeten en het zakelijke doel van de bespreking. Representatiekosten zoals relatiegeschenken zijn eveneens voor 80% aftrekbaar.
Alle bonnen voor kantoorartikelen zoals papier, pennen, printercartridges en kleine kantoorapparatuur zijn volledig aftrekbaar. Voor grotere investeringen (boven €450) gelden de regels voor afschrijving.
Bewaar alle tankbonnen, OV-bewijzen en parkeertickets voor zakelijke ritten. Als je met je privéauto rijdt, kun je €0,21 per zakelijke kilometer aftrekken (tarief 2023). Zorg voor een sluitende rittenadministratie.
Facturen van grote aankopen zoals computers, machines of meubilair moet je goed bewaren. Afhankelijk van het bedrag kun je deze direct aftrekken (via de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) of over meerdere jaren afschrijven.
Bonnen voor vakliteratuur, beroepsverenigingen en zakelijke software-abonnementen zijn fiscaal aftrekbaar als ze direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsactiviteiten.
Bij twijfel of een uitgave zakelijk of privé is, is het advies om de bon toch te bewaren en dit met je boekhouder voor zzp'ers te bespreken. Zij kunnen je adviseren over de aftrekbaarheid en helpen bij het correct indienen van je belastingaangifte.
Een efficiënt systeem voor het bewaren van bonnen bespaart je veel tijd en stress, vooral rond de belastingaangifte. Hier volgen praktische tips voor een georganiseerde administratie:
Het digitaliseren van je bonnen heeft veel voordelen:
Maak gebruik van een scan-app op je smartphone om bonnen direct na aankoop te digitaliseren. Er zijn verschillende apps die specifiek voor ondernemers zijn ontwikkeld en direct kunnen koppelen met je boekhoudprogramma.
Organiseer je bonnen in logische categorieën zoals:
Dit maakt het verwerken en terugvinden veel eenvoudiger. Moderne boekhoudprogramma's bieden vaak de mogelijkheid om automatisch te categoriseren op basis van de gegevens op de bon.
Als je bonnen digitaliseert, gebruik dan een consistent systeem voor bestandsnamen, bijvoorbeeld: "Datum_Leverancier_Bedrag.pdf". Dit maakt het terugvinden een stuk eenvoudiger.
Investeer in een goed boekhoudprogramma dat je administratie vereenvoudigt. Veel moderne systemen kunnen bonnen automatisch inlezen, bedragen herkennen en zelfs btw-berekeningen maken. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing en verkleint de kans op fouten.
Door deze praktische tips te volgen, creëer je een efficiënte administratie die je veel tijd bespaart bij het doen van je kwartaalaangiften en jaarlijkse belastingaangifte.
In onze steeds digitalere economie ontvang je als ondernemer steeds vaker digitale facturen en betalingsbewijzen. Voor de Belastingdienst hebben deze dezelfde status als papieren bonnen, mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Je bent dus verplicht om ook digitale facturen zorgvuldig te bewaren.
Digitale facturen moeten, net als papieren bonnen, voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dit betekent dat ze alle verplichte gegevens moeten bevatten:
Een e-mailbevestiging van een online aankoop is niet altijd voldoende als factuur. Controleer of deze alle verplichte gegevens bevat en download indien nodig de officiële factuur via het klantenportaal van de leverancier.
Voor het archiveren van digitale facturen gelden enkele specifieke richtlijnen:
Voor online betalingsbewijzen, zoals bij webwinkels, is het raadzaam om zowel de bevestigingsmail als het betalingsbewijs van je bank te bewaren. Dit geeft je een complete administratie bij eventuele vragen van de Belastingdienst.
Net als papieren bonnen geldt ook voor digitale facturen de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Zorg dus voor een duurzame en toegankelijke digitale opslag.
Een goede administratie van bonnen en facturen is essentieel voor iedere ondernemer met een eenmanszaak. Door de juiste documenten te bewaren, correct te archiveren en de wettelijke bewaartermijnen te respecteren, voorkom je problemen bij belastingcontroles en maximalisseer je je fiscale aftrekmogelijkheden.
Wij begrijpen dat het bijhouden van een goede administratie soms uitdagend kan zijn naast je dagelijkse werkzaamheden. Daarom ondersteunen we ondernemers met praktische oplossingen voor hun financiële administratie. Door gebruik te maken van moderne, digitale tools kan je administratie tot 70% minder tijd kosten, waardoor je meer kunt focussen op waar je goed in bent: ondernemen.
Twijfel je nog over welke bonnen je moet bewaren of hoe je je administratie het beste kunt organiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies op maat.
