Welke administratie moet een eenmanszaak bijhouden?

Een eenmanszaak moet verschillende soorten administratie bijhouden om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit omvat de financiële administratie (inkomsten, uitgaven, investeringen), btw-administratie, bewijs van zakelijke transacties (bonnen, facturen), en personeelsadministratie indien van toepassing. De Belastingdienst vereist een toegankelijke, volledige en juiste administratie die minimaal 7 jaar bewaard moet blijven. Goede administratie is essentieel voor fiscale compliance en gezond financieel beheer.

Hoe lang moet een eenmanszaak administratie bewaren?

Voor de meeste administratieve documenten geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Deze termijn is vastgelegd in de Nederlandse belastingwetgeving en geldt voor alle zakelijke stukken zoals facturen, bankafschriften, en andere financiële documenten. Het is belangrijk om te weten dat deze termijn ingaat vanaf het einde van het boekjaar waarin de administratie is ontstaan.

Voor specifieke onderdelen van je administratie gelden echter afwijkende termijnen:

• Basisgegevens uit de administratie zoals grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie: 7 jaar
• Administratie rondom onroerende zaken zoals panden: 10 jaar
• Loonadministratie en loonbelastingverklaringen: 7 jaar
• Digitale administratie, inclusief software en systemen om deze te kunnen lezen: 7 jaar

Deze bewaartermijnen zijn niet vrijblijvend. De Belastingdienst kan binnen deze periode een controle uitvoeren en om inzage in je administratie vragen. Zorg daarom voor een gestructureerd archiveringssysteem, bij voorkeur digitaal, waarmee je snel de juiste documenten kunt terugvinden wanneer dat nodig is.

Welke btw-administratie is verplicht voor een eenmanszaak?

Als ondernemer met een eenmanszaak ben je verplicht een deugdelijke btw-administratie bij te houden. Deze administratie vormt de basis voor je btw-aangiftes en moet aan specifieke eisen voldoen. Een correcte btw-administratie omvat de volgende elementen:

• Uitgaande facturen die voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Hierop moet minimaal staan: je naam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving van goederen/diensten, hoeveelheid, prijs exclusief btw, toegepaste btw-tarief en btw-bedrag.
• Inkomende facturen die je ontvangt van leveranciers.
• Btw-aangiftes die je periodiek indient en een kopie van de gebruikte gegevens.
• Suppletieaangiftes indien je btw-correcties moet doorgeven.
• Bewijsstukken van internationale transacties zoals export- en importdocumenten.

Voor btw-administratie als zzp'er is het essentieel om alles overzichtelijk te verwerken. De btw-administratie moet chronologisch worden bijgehouden en moet controleerbaar zijn. Dit betekent dat de Belastingdienst bij een controle gemakkelijk de weg moet kunnen vinden in je administratie en de berekeningen moet kunnen verifiëren.

Een digitaal boekhoudprogramma maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Hiermee kun je facturen automatisch verwerken en btw-aangiftes voorbereiden, wat de kans op fouten verkleint.

Moet een eenmanszaak een boekhouder inhuren?

Het inhuren van een boekhouder is voor een eenmanszaak geen wettelijke verplichting, maar kan wel significante voordelen bieden. Of dit voor jou de juiste keuze is, hangt af van verschillende factoren:

Voordelen van het inhuren van een boekhouder:

• Tijdsbesparing - Als ondernemer kun je je tijd beter besteden aan je kernactiviteiten in plaats van aan administratie. Door een boekhouder voor je eenmanszaak in te huren, kun je tot 70% van je administratieve tijd besparen.
• Expertise - Een boekhouder kent de fiscale regels en weet welke aftrekposten voor jou relevant zijn, wat kan leiden tot belastingvoordelen.
• Continuïteit - Je administratie blijft up-to-date, ook in drukke periodes.
• Minder stress - Geen zorgen over deadlines voor aangiftes of het juist interpreteren van belastingregels.

Nadelen om rekening mee te houden:

• Kosten - De diensten van een boekhouder brengen kosten met zich mee.
• Minder directe controle - Je geeft een deel van het overzicht uit handen.

Een praktische middenweg is om als ondernemer zelf de basis bij te houden, zoals het verzamelen en digitaliseren van bonnen en facturen, terwijl een boekhouder de verwerking, controle en aangiftes verzorgt. Dit geeft je het beste van beide werelden: kostenefficiëntie en professionele ondersteuning.

Welke bonnetjes en facturen moet een eenmanszaak bewaren?

Als eigenaar van een eenmanszaak is het cruciaal om alle bewijsstukken van zakelijke transacties zorgvuldig te bewaren. Dit vormt de basis van een goede administratie en is essentieel bij een eventuele belastingcontrole. De volgende documenten moet je minimaal bewaren:

• Inkoopfacturen en bonnen van alle zakelijke aankopen, groot en klein
• Verkoopfacturen die je aan klanten hebt verstuurd
• Bankafschriften van je zakelijke rekening
• Contracten en overeenkomsten met klanten en leveranciers
• Onkostenvergoedingen en bijbehorende bewijsstukken
• Kassabonnen van kleine uitgaven zoals parkeerkosten of kantoorartikelen

Let op het onderscheid tussen zakelijke en privé-uitgaven. Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Bij gemengde uitgaven, zoals een telefoonabonnement dat zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, moet je een redelijke verdeelsleutel toepassen en deze consequent hanteren.

Voor correcte facturering moet je voldoen aan de wettelijke factuureisen. Naast de eerder genoemde btw-vereisten is het belangrijk dat facturen duidelijk, volledig en chronologisch worden opgesteld. Digitaal factureren is tegenwoordig niet alleen toegestaan maar ook efficiënter voor je administratie.

Tip: Maak gebruik van een app om bonnetjes direct te scannen en te koppelen aan je boekhouding. Dit voorkomt dat bonnetjes kwijtraken en bespaart tijd bij het verwerken.

Wat zijn de gevolgen als een eenmanszaak geen goede administratie bijhoudt?

Het verwaarlozen van je administratie als eenmanszaak kan verstrekkende gevolgen hebben. De Belastingdienst verwacht dat je administratie volledig, juist en controleerbaar is. Als dit niet het geval is, kan dit leiden tot:

• Boetes en naheffingen - De Belastingdienst kan boetes opleggen voor het niet (tijdig) voldoen aan administratieve verplichtingen. Deze kunnen oplopen tot duizenden euro's.
• Geschatte aanslagen - Bij onvolledige administratie kan de Belastingdienst je belastbare inkomen schatten, vaak hoger dan de werkelijkheid.
• Omkering van bewijslast - Je moet dan bewijzen dat de aanslag van de Belastingdienst onjuist is, wat zonder goede administratie zeer moeilijk wordt.
• Gemiste aftrekposten - Zonder bewijsstukken kun je zakelijke kosten niet aftrekken, wat leidt tot een hogere belastingaanslag.
• Cashflowproblemen - Zonder goed inzicht in je financiën kun je liquiditeitsproblemen over het hoofd zien.

Daarnaast kan een gebrekkige administratie leiden tot praktische problemen zoals gemiste betalingstermijnen (van jou of je klanten), onoverzichtelijke financiën en stress tijdens belastingaangiftes.

Preventie is beter dan herstel: investeer tijd in een gestructureerde administratie of schakel professionele hulp in. De kosten hiervan wegen ruimschoots op tegen de risico's en kosten van administratieve nalatigheid.

Conclusie

Een goed bijgehouden administratie is niet alleen een wettelijke verplichting voor eenmanszaken, maar ook een waardevol instrument voor gezond ondernemerschap. Door systematisch je financiën, bonnetjes, facturen en btw-administratie bij te houden, voorkom je problemen met de Belastingdienst en creëer je inzicht in je bedrijfsprestaties.

Overweeg je om je administratie uit te besteden? Bij GoedOpOrde begrijpen we dat je als ondernemer liever doet waar je goed in bent. Wij nemen de administratieve last graag van je over, zodat jij je kunt focussen op ondernemen. Met ons digitale platform heb je altijd en overal inzicht in je actuele financiële situatie. Neem vrijblijvend contact met ons op om te bespreken hoe we jouw administratie goed op orde kunnen krijgen.