Het wisselen van administratiekantoor kost gemiddeld tussen €250 en €750, afhankelijk van de grootte van je onderneming en de complexiteit van je administratie. Deze kosten omvatten meestal overdrachtskosten (€100-300), opstartkosten bij het nieuwe kantoor (€150-450), en mogelijk opzegvergoedingen bij je huidige dienstverlener. Voor ZZP'ers liggen de kosten doorgaans aan de lagere kant, terwijl BV's met uitgebreide administratie meer betalen vanwege de complexere overdracht. Naast deze directe kosten zijn er ook verborgen kosten zoals tijdsinvestering en mogelijke inefficiënties tijdens de overgangsperiode.
Het wisselen van administratiekantoor omvat een reeks stappen die zorgvuldig moeten worden doorlopen om een soepele overdracht te garanderen. Het proces begint met het evalueren van je huidige contract om opzegtermijnen en voorwaarden te begrijpen.
De belangrijkste stappen zijn:
De tijdlijn voor een overstap varieert, maar reken op minimaal 4-6 weken voor een complete overdracht. Het is raadzaam om de overstap te plannen na een kwartaal- of jaarafsluiting voor een natuurlijk overgangspunt in je boekhouding. Voor ondernemers met een BV-structuur is dit extra belangrijk vanwege de complexere administratieve verplichtingen.
De meest geschikte periode voor een overstap is meestal het begin van een nieuw kalenderjaar of na een kwartaalafsluiting, omdat dit administratief het meest logische moment is.
De directe kosten bij het wisselen van administratiekantoor bestaan uit drie hoofdcategorieën: overdrachtskosten, opstartkosten en mogelijke opzegvergoedingen. Deze kosten variëren sterk afhankelijk van de complexiteit van je administratie.
Overdrachtskosten worden meestal in rekening gebracht door je huidige administratiekantoor en bedragen gemiddeld €100-300. Deze kosten dekken:
Opstartkosten bij het nieuwe kantoor liggen doorgaans tussen €150-450 en omvatten:
Opzegvergoedingen kunnen van toepassing zijn als je contract voortijdig wordt beëindigd. Deze vergoedingen variëren sterk en zijn afhankelijk van wat er in je overeenkomst staat vermeld.
Sommige administratiekantoren bieden een gratis overstapservice aan, waarbij ze een deel van deze kosten voor hun rekening nemen om nieuwe klanten aan te trekken. Het loont dus om hierover te onderhandelen.
De grootte en structuur van je onderneming hebben directe invloed op de kosten van het wisselen van administratiekantoor. Hoe complexer je bedrijfsstructuur, hoe hoger de overstapkosten doorgaans zijn.
Voor ZZP'ers en eenmanszaken zijn de overstapkosten meestal het laagst, rond €250-350. Dit komt doordat:
Voor VOF's en partnerschappen liggen de kosten doorgaans tussen €350-500, vanwege:
Voor BV's kunnen de kosten oplopen tot €500-750 of meer. De complexiteit van een BV-administratie brengt extra werkzaamheden met zich mee, zoals:
Hoe meer medewerkers, transacties en activiteiten je onderneming heeft, hoe meer tijd en inspanning het kost om de administratie over te dragen, wat zich direct vertaalt in hogere kosten.
Naast de direct zichtbare kosten zijn er verschillende verborgen kosten die ondernemers vaak over het hoofd zien bij het wisselen van administratiekantoor. Deze indirecte kosten kunnen soms substantiëler zijn dan de directe overstapkosten.
De belangrijkste verborgen kosten zijn:
Ook kan er sprake zijn van 'kennislekkage' waarbij specifieke kennis over je bedrijf die het vorige kantoor had opgebouwd, verloren gaat tijdens de overgang. Dit kan betekenen dat het nieuwe kantoor tijd nodig heeft om deze kennis weer op te bouwen.
Daarnaast kunnen er ook kosten zijn verbonden aan het opzeggen of overzetten van softwarelicenties als je huidige administratiekantoor specifieke programma's voor je gebruikt.
Ondanks de initiële kosten kan het wisselen van administratiekantoor op lange termijn financieel voordelig zijn in verschillende situaties. Het break-even punt wordt meestal binnen 6-12 maanden bereikt als er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Het is financieel verstandig om te wisselen wanneer:
Een kostenbesparing van bijvoorbeeld €50 per maand levert je over een jaar al €600 op, waarmee de gemiddelde overstapkosten van €250-750 binnen 1-2 jaar zijn terugverdiend.
Daarnaast kan een proactief administratiekantoor je helpen met het identificeren van belastingvoordelen en kostenbesparingen die je huidige kantoor misschien over het hoofd ziet. Deze verborgen winst kan de overstapkosten vaak snel compenseren.
Het is belangrijk om niet alleen naar het uurtarief of de maandelijkse fee te kijken, maar naar de totale waarde die het nieuwe kantoor biedt in termen van dienstverlening, beschikbaarheid en toegevoegde waarde voor je onderneming.
Er zijn verschillende effectieve strategieën om de kosten van het wisselen van administratiekantoor te minimaliseren zonder in te leveren op kwaliteit. Met de juiste voorbereiding kun je de overstapkosten met 30-50% reduceren.
De meest effectieve kostenbesparende maatregelen zijn:
Veel administratiekantoren bieden tegenwoordig een 'ontzorgd overstappakket' aan waarbij ze het grootste deel van het overstaproces uit handen nemen. Dit kan een kosteneffectieve oplossing zijn, zelfs als er een kleine vergoeding tegenover staat.
Door tijdig te beginnen met de voorbereidingen en door het proces stapsgewijs aan te pakken, kun je de overstapkosten aanzienlijk beperken en tegelijkertijd zorgen voor een soepele transitie naar je nieuwe administratiekantoor.
Onthoud dat een goede boekhouding essentieel is voor elke onderneming. De initiële investering in een overstap kan zich snel terugverdienen door verbeterde dienstverlening, efficiëntere processen en betere financiële inzichten die je helpen betere zakelijke beslissingen te nemen.
