UBO-registratie is de verplichting om uiteindelijk belanghebbenden (personen met meer dan 25% eigendom of zeggenschap) te registreren bij de Kamer van Koophandel. Alle BV's, NV's, stichtingen en verenigingen moeten hun UBO-gegevens aanmelden in het transparantieregister. Dit helpt de overheid om witwassen en financiering van terrorisme tegen te gaan door eigendomsstructuren transparant te maken.
UBO-registratie is het verplicht aanmelden van uiteindelijk belanghebbenden bij het UBO-register van de KvK. UBO staat voor "uiteindelijk belanghebbende" - dit zijn natuurlijke personen die daadwerkelijke controle uitoefenen over een bedrijf of organisatie. Deze registratieplicht geldt sinds 2020 voor de meeste rechtspersonen in Nederland.
De wetgeving ontstond vanuit Europese richtlijnen om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Door eigendomsstructuren transparant te maken, kunnen toezichthouders beter zien wie er werkelijk achter bedrijven zitten. Het UBO-register Nederland maakt onderdeel uit van een breder pakket aan maatregelen voor financiële transparantie.
Voor ondernemers betekent dit een extra administratieve verplichting, maar ook meer duidelijkheid over bedrijfsstructuren. Het register helpt bij het voorkomen van crimineel misbruik van rechtspersonen en vergroot het vertrouwen in het Nederlandse bedrijfsleven.
Alle BV's, NV's, stichtingen en verenigingen moeten verplicht hun UBO-gegevens registreren. Ook coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en Europese rechtspersonen met een Nederlandse vestiging vallen onder de UBO verplichting. Dit geldt ongeacht de grootte van de organisatie.
Eenmanszaken en VOF's hoeven zich niet te registreren in het UBO-register, omdat deze ondernemingsvormen geen rechtspersoon zijn. Bij een VOF zijn de vennoten al bekend bij de KvK-inschrijving, waardoor extra UBO-registratie overbodig is.
Er zijn enkele uitzonderingen voor beursgenoteerde ondernemingen en bepaalde financiële instellingen die al onder andere transparantieregels vallen. Ook verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid zijn vrijgesteld van de registratieplicht.
Let op: ook als je bedrijf nog geen activiteiten ontplooit, geldt de registratieplicht vanaf het moment van oprichting. Dit betekent dat de UBO aangifte onderdeel vormt van het oprichtingsproces. Voor ondernemers die een BV op orde willen brengen, is UBO-registratie dan ook een essentiële stap.
Een uiteindelijk belanghebbende is iemand die meer dan 25% van de aandelen bezit, meer dan 25% van de stemrechten heeft, of op andere wijze daadwerkelijke zeggenschap uitoefent. Dit kunnen directe aandeelhouders zijn, maar ook personen die via tussenhoudende structuren controle uitoefenen.
Bij een eenvoudige BV met twee gelijke aandeelhouders van elk 50%, zijn beide personen UBO. Heeft iemand 30% en een ander 70%, dan zijn beiden UBO omdat ze boven de 25%-grens zitten. Ook bij complexere structuren met holdingmaatschappijen moet je doorrekenen naar de natuurlijke personen erachter.
Zeggenschap kan ook ontstaan door bestuursbevoegdheden, stemovereenkomsten of andere contractuele afspraken. Denk aan situaties waarbij iemand formeel minder dan 25% bezit, maar wel beslissende invloed heeft op belangrijke bedrijfsbeslissingen.
Bij stichtingen zijn bestuurders vaak automatisch UBO, tenzij er andere personen zijn die daadwerkelijke controle uitoefenen. Voor verenigingen gelden vergelijkbare regels, waarbij gekeken wordt naar wie werkelijk de touwtjes in handen heeft.
Voor de UBO gegevens heb je van elke uiteindelijk belanghebbende nodig: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, woonadres en BSN. Daarnaast moet je aangeven wat voor soort belang deze persoon heeft en hoe groot dat belang is (percentage aandelen of stemrechten).
Je hebt kopieën nodig van identiteitsbewijzen van alle UBO's. Voor buitenlandse UBO's zonder BSN volstaat het paspoort- of ID-nummer. Ook moet je de eigendomsstructuur kunnen aantonen met aandeelhoudersregisters, oprichtingsaktes of andere juridische documenten.
Verzamel deze informatie voordat je begint met de aangifte. Het is handig om een overzicht te maken van alle betrokkenen en hun exacte belangen. Bij complexere structuren kan het zinvol zijn om eerst een eigendomsschema te tekenen.
Houd er rekening mee dat je deze gegevens actueel moet houden. Bij wijzigingen in eigendom of zeggenschap moet je binnen vier weken een nieuwe aangifte doen bij de KvK.
De KvK UBO registratie doe je online via de website van de Kamer van Koophandel. Je logt in met je eHerkenning of DigiD (als je zelf UBO bent). Zonder eHerkenning kun je de aangifte niet doen, dus zorg dat je dit op tijd regelt.
Het proces bestaat uit het invullen van een digitaal formulier waarin je alle UBO-gegevens invoert. Je uploadt de benodigde documenten direct in het systeem. De KvK controleert je aangifte en stuurt binnen enkele werkdagen een bevestiging.
De kosten bedragen ongeveer €28 per aangifte. Dit betaal je online tijdens het proces. Voor wijzigingen betaal je hetzelfde tarief, dus houd je UBO-gegevens goed bij om onnodige kosten te voorkomen.
Plan voldoende tijd in voor de eerste aangifte. Afhankelijk van de complexiteit van je eigendomsstructuur kan het proces 30 minuten tot enkele uren duren. Zorg dat je alle documenten digitaal beschikbaar hebt voordat je begint.
Het niet naleven van de UBO verplichting kan leiden tot boetes tot €870.000 voor rechtspersonen en €87.000 voor natuurlijke personen. De KvK hanteert een gefaseerde aanpak: je krijgt eerst een waarschuwing, daarna volgen boetes die oplopen bij herhaaldelijke overtreding.
Naast financiële sancties kun je problemen krijgen met banken, toezichthouders en zakelijke partners. Veel organisaties controleren tegenwoordig of bedrijven voldoen aan hun UBO-verplichtingen voordat ze samenwerken.
Ben je te laat met je registratie? Meld je dan alsnog zo snel mogelijk aan. De KvK houdt rekening met coöperatieve houding bij het bepalen van boetes. Hoe langer je wacht, hoe hoger de sancties kunnen uitvallen.
Preventie is beter dan genezen: zet een herinnering in je agenda voor het controleren van UBO-gegevens. Bij wijzigingen in eigendom of bestuur moet je binnen vier weken actie ondernemen om problemen te voorkomen.
UBO-registratie lijkt complex, maar met de juiste voorbereiding en kennis regel je het zonder problemen. Het is een eenmalige investering in tijd die bijdraagt aan transparantie in het Nederlandse bedrijfsleven. Bij GoedOpOrde.nl helpen we ondernemers graag met alle administratieve verplichtingen, zodat je je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Voor vragen over UBO-registratie of andere administratieve zaken kun je altijd contact met ons opnemen.
