Boekhouders adviseren werkelijke autokosten wanneer een ondernemer veel zakelijke kilometers rijdt in een relatief nieuwe of duurdere auto met hoge onderhoudskosten. De kilometervergoeding is daarentegen voordeliger bij oudere auto's met beperkt zakelijk gebruik of wanneer administratieve eenvoud gewenst is. De keuze tussen deze twee systemen heeft grote impact op je belastingvoordeel en administratieve lasten. Om de juiste beslissing te maken, moet je jouw specifieke situatie analyseren: aanschafwaarde van de auto, percentage zakelijk gebruik, jaarlijkse kilometers en onderhoudskosten zijn hierbij doorslaggevend.
Voor ZZP'ers bestaan er twee methoden om autokosten fiscaal te verwerken: de werkelijke kostenregeling en de kilometervergoeding. Bij de werkelijke kostenregeling trek je alle daadwerkelijke auto-uitgaven af naar rato van je zakelijk gebruik. Dit omvat brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving, motorrijtuigenbelasting, parkeergelden en eventuele financieringskosten. Als je bijvoorbeeld 60% zakelijk rijdt, mag je 60% van deze kosten aftrekken.
De kilometervergoeding (ook wel forfaitaire regeling genoemd) is eenvoudiger: je houdt je zakelijke kilometers bij en vermenigvuldigt deze met een vast bedrag van €0,21 per kilometer (tarief 2025). Deze vergoeding dekt alle autokosten en vraagt minder administratie, maar heeft ook beperkingen.
Voor een correcte boekhouding als ZZP'er is het essentieel om een duidelijke rittenadministratie bij te houden, ongeacht welke methode je kiest. Hierin noteer je datum, bestemmingen, aantal kilometers, en het zakelijke doel van elke rit. De Belastingdienst beschouwt woon-werkverkeer voor ZZP'ers als zakelijke kilometers.
Het aftrekken van werkelijke autokosten is doorgaans voordeliger in de volgende situaties:
Als je een nieuwe of duurdere auto rijdt met hoge afschrijvingskosten, levert de werkelijke kostenregeling meestal meer belastingvoordeel op. De kilometervergoeding houdt geen rekening met de waarde van je auto, terwijl de afschrijving bij nieuwe auto's aanzienlijk kan zijn.
Ook wanneer je veel zakelijke kilometers maakt én hoge onderhouds- of brandstofkosten hebt, is de werkelijke kostenregeling vaak gunstiger. Bij een intensief rijpatroon met meer dan 15.000 zakelijke kilometers per jaar, kunnen de werkelijke kosten de forfaitaire vergoeding overtreffen.
Stel: je rijdt 20.000 zakelijke kilometers per jaar in een auto met jaarlijkse kosten van €12.000, waarvan 80% zakelijk gebruik. Met de werkelijke kostenregeling kun je €9.600 (80% van €12.000) aftrekken, terwijl de kilometervergoeding slechts €4.200 (20.000 km × €0,21) oplevert - een verschil van €5.400 in aftrekbare kosten.
Daarnaast biedt deze methode het voordeel dat je de BTW op aanschaf en onderhoud kunt terugvorderen naar rato van zakelijk gebruik, wat bij intensief zakelijk gebruik tot aanzienlijke belastingvoordelen kan leiden.
Boekhouders adviseren vaak de kilometervergoeding in specifieke situaties die financieel en administratief voordelig zijn voor ondernemers. De kilometervergoeding is meestal gunstiger als je een oudere auto rijdt waarop weinig afschrijving meer plaatsvindt. Wanneer je auto al enkele jaren oud is en de grootste waardevermindering al heeft doorgemaakt, biedt het vaste bedrag van €0,21 per kilometer mogelijk meer voordeel dan de werkelijke kosten.
Ook bij beperkt zakelijk gebruik (minder dan 5.000-8.000 kilometers per jaar) of wanneer je autokosten relatief laag zijn, kan de kilometervergoeding voordeliger uitpakken. De eenvoudige berekening levert dan een gunstiger resultaat op dan het bijhouden van alle werkelijke kosten.
Een groot voordeel is de administratieve eenvoud - je hoeft alleen je zakelijke kilometers te registreren in plaats van alle bonnetjes en facturen te bewaren en te verwerken. Dit maakt je financiële administratie als ZZP'er overzichtelijker en minder tijdrovend.
De kilometervergoeding biedt daarnaast voorspelbaarheid. Je weet precies waar je aan toe bent en hoeveel kosten je kunt aftrekken, ongeacht onverwachte reparaties of fluctuerende brandstofprijzen. Dit maakt budgetteren en vooruitplannen eenvoudiger.
Bij de werkelijke kostenregeling kun je de btw terugvorderen op aanschaf, onderhoud, brandstof en andere autokosten naar rato van je zakelijke gebruik. Als je bijvoorbeeld 60% zakelijk rijdt, mag je 60% van de betaalde btw als voorbelasting aftrekken. Dit kan bij een nieuwe auto of grote reparaties tot substantiële btw-voordelen leiden.
Bij de kilometervergoeding is er geen sprake van btw-teruggave. De €0,21 per kilometer is een all-in vergoeding waarin alle kosten - inclusief het btw-aspect - zijn verwerkt. Voor btw-plichtige ondernemers die veel investeren in hun auto is dit een belangrijk nadeel.
De bijtelling voor privégebruik speelt ook een rol bij je keuze. Bij werkelijke kosten moet je, wanneer je meer dan 500 kilometer privé rijdt, een bijtelling voor privégebruik toepassen. Dit vermindert je aftrekbare kosten. Bij de kilometervergoeding speelt dit geen rol, omdat je alleen de daadwerkelijk zakelijk gereden kilometers vergoed krijgt.
Het is belangrijk de fiscale consequenties voor zowel inkomstenbelasting als btw mee te wegen. Wij kunnen als administratiekantoor deze complexe afweging voor je maken, zodat je maximaal fiscaal voordeel behaalt zonder risico's te lopen met de Belastingdienst.
Om te bepalen welke regeling voor jouw situatie het gunstigst is, kun je deze stapsgewijze berekening volgen:
Stap 1: Verzamel alle relevante gegevens
Stap 2: Bereken de werkelijke kosten
Stap 3: Bereken de kilometervergoeding
Stap 4: Vergelijk en beslis
Belangrijk: wanneer je eenmaal voor een methode kiest, moet je deze voor minimaal drie jaar aanhouden. Alleen bij de aanschaf van een nieuwe auto mag je wisselen van methodiek. Overweeg daarom goed welke optie het best bij jouw situatie past, ook met het oog op toekomstige veranderingen in je bedrijf.
Vind je deze berekening complex? Wij helpen je graag bij het maken van de juiste keuze en zorgen dat je boekhouding volledig in orde is. Met onze digitale, efficiënte aanpak bespaar je tijd en maximaliseer je je belastingvoordeel op autokosten.
