De administratie van een eenmanszaak neemt gemiddeld 5 tot 8 uur per maand in beslag, wat neerkomt op 60 tot 96 uur per jaar. Deze tijdsinvestering varieert sterk per branche, omvang van de onderneming en de mate van digitalisering. Zelfstandigen die hun boekhouding handmatig bijhouden, besteden vaak tot drie keer meer tijd dan ondernemers die gebruik maken van digitale oplossingen of hun administratie uitbesteden.
Als zelfstandig ondernemer krijg je te maken met diverse administratieve taken die tijd in beslag nemen. Sommige taken vragen meer aandacht dan andere en vormen daardoor een grotere belasting voor je agenda. We zetten de meest tijdrovende boekhoudkundige werkzaamheden op een rij.
Het bijhouden van je uitgaven en bonnetjes vergt gemiddeld 1-2 uur per maand. Vooral als je dit niet regelmatig doet en met een stapel kassabonnen en facturen achterblijft, kan dit uitlopen tot wel 4 uur per maand. Het gestructureerd verzamelen en invoeren van deze uitgaven is een continue taak die discipline vraagt.
Het factureren neemt voor de gemiddelde eenmanszaak ongeveer 2-3 uur per maand in beslag. Dit omvat het opstellen, versturen en bijhouden van betalingen. Voor ondernemers met veel kleine facturen of complexe prijsafspraken kan dit oplopen tot 5 uur per maand.
De btw-aangiftes zorgen vier keer per jaar voor een piek in de tijdsbesteding. Per kwartaalaangifte ben je gemiddeld 2-4 uur bezig, afhankelijk van de complexiteit van je administratie en of je alles tussentijds goed hebt bijgehouden.
De meeste tijd gaat echter zitten in de jaarafsluiting en belastingaangifte, waar je als eenmanszaak gemiddeld 8-16 uur aan kwijt bent. Dit omvat het controleren van de administratie, het afstemmen van balansposten en het voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting.
Efficiënt omgaan met je boekhouding als ZZP'er kan je veel tijd besparen. Met de juiste aanpak kun je de administratieve last aanzienlijk verminderen zonder in te leveren op kwaliteit of nauwkeurigheid.
De grootste tijdwinst behaal je door digitalisering van je administratie. Moderne boekhoudprogramma's maken het mogelijk om bonnetjes direct via je smartphone te scannen en automatisch te verwerken. Hiermee reduceer je de tijd voor het bijhouden van uitgaven met gemiddeld 60%.
Ook het automatiseren van terugkerende processen levert aanzienlijke tijdsbesparing op. Denk aan automatische bankkoppelingen die transacties direct in je boekhouding verwerken, facturatiesoftware die betalingen automatisch aflettert en herinneringen die automatisch worden verstuurd bij openstaande facturen. Deze automatiseringen nemen routinematige taken uit handen en zorgen ervoor dat je administratie grotendeels zelfstandig blijft lopen.
Een andere effectieve strategie is het inplannen van vaste boekhoudmomenten. Door wekelijks een uur te reserveren voor administratie, voorkom je dat het werk zich opstapelt. Ondernemers die dit consequent toepassen, besteden gemiddeld 30% minder tijd aan hun boekhouding dan degenen die alles uitstellen tot het laatste moment.
Het implementeren van slimme werkprocessen zorgt eveneens voor tijdwinst. Maak bijvoorbeeld gebruik van sjablonen voor facturen en offertes, en werk met een duidelijk systeem voor het categoriseren van inkomsten en uitgaven.
Het uitbesteden van je administratie biedt als zelfstandig ondernemer aanzienlijke voordelen. De belangrijkste is ongetwijfeld de tijdsbesparing. Onderzoek wijst uit dat ondernemers die hun boekhouding uitbesteden, gemiddeld 70% minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken.
Deze vrijgekomen tijd kun je investeren in wat je werkelijk belangrijk vindt: ondernemen, netwerken of acquisitie. Voor veel ZZP'ers betekent dit niet alleen minder stress, maar ook direct meer omzet omdat ze zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.
Naast tijdwinst leidt uitbesteding vaak tot kosteneffectiviteit op de lange termijn. Hoewel er kosten verbonden zijn aan het inhuren van een boekhouder, wegen deze meestal op tegen de waarde van je eigen tijd. Bovendien voorkom je kostbare fouten in je administratie die later tot boetes of naheffingen kunnen leiden.
De verhoogde nauwkeurigheid is een ander belangrijk voordeel. Professionele boekhouders zijn op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving en zorgen ervoor dat je administratie en aangiftes correct worden uitgevoerd. Dit vermindert het risico op problemen met de Belastingdienst.
Niet te onderschatten is ook de gemoedsrust die het uitbesteden van je boekhouding oplevert. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over deadlines voor btw-aangiftes of het juist verwerken van complexe transacties. Dit zorgt voor meer rust en focus in je ondernemerschap.
De kosten voor het uitbesteden van je administratie variëren afhankelijk van de omvang van je onderneming en de diensten die je afneemt. Voor een basispakket waarbij alleen de administratie wordt bijgehouden, betaal je als eenmanszaak meestal tussen de €75 en €150 per maand.
Een meer uitgebreid pakket met kwartaalaangiftes btw, jaarrekening en belastingaangifte kost gemiddeld €115 tot €200 per maand. Dit is een all-in prijs waarbij je volledig ontzorgd wordt.
Voor volledig uitbesteden inclusief proactief advies, financiële rapportages en strategische begeleiding liggen de kosten tussen de €200 en €300 per maand. Dit type dienstverlening biedt naast administratieve ondersteuning ook toegevoegde waarde voor je bedrijfsvoering.
Bij het overwegen van deze kosten is het belangrijk om de waarde van je eigen tijdsinvestering mee te nemen in je berekening. Als je uitgaat van een ZZP-uurtarief van €50 en je besteedt maandelijks 8 uur aan je administratie, vertegenwoordigt dit een waarde van €400. In vergelijking daarmee is het uitbesteden van je boekhouding vaak een kosteneffectieve keuze.
Bovendien biedt het werken met een vast maandbedrag voorspelbaarheid in je uitgaven – geen onverwachte kosten omdat je boekhouding meer tijd in beslag neemt dan verwacht.
Ook wanneer je je administratie uitbesteedt, blijven er enkele taken die je als ondernemer zelf moet uitvoeren. Het juist en tijdig aanleveren van bonnetjes en facturen is de belangrijkste. Zonder deze basisinformatie kan geen enkele boekhouder je administratie correct bijhouden.
Een praktische aanpak hiervoor is het gebruik van een app waarmee je direct bonnetjes kunt scannen en doorsturen. Dit kost je slechts enkele seconden per bon en zorgt ervoor dat niets verloren gaat.
Het bijhouden van zakelijke kilometers is een andere taak die je als ondernemer zelf moet doen. Hiervoor bestaan handige apps die automatisch je ritten registreren, wat het proces aanzienlijk vereenvoudigt.
Ook het controleren van financiële overzichten blijft jouw verantwoordelijkheid. Hoewel je boekhouder deze opstelt, is het belangrijk dat je als ondernemer begrijpt wat er in je cijfers staat en of deze overeenkomen met je verwachtingen.
Tot slot blijft het nemen van financiële beslissingen altijd bij jou als ondernemer. Een goede boekhouder kan adviseren, maar uiteindelijk bepaal jij de koers van je bedrijf. Door regelmatig contact te houden met je boekhouder en vragen te stellen over je financiële situatie, kun je deze beslissingen weloverwogen nemen.
Door de juiste balans te vinden tussen wat je zelf doet en wat je uitbesteedt, creëer je een optimale situatie waarin je administratie perfect op orde is, terwijl je toch voldoende tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is: ondernemen.
