Als zelfstandige in Nederland ben je verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Deze bewaartermijn is vastgesteld door de Belastingdienst en geldt voor de meeste onderdelen van je financiële administratie, zoals facturen, bankafschriften en de boekhouding. Voor sommige specifieke zaken, zoals onroerend goed administratie, geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar. Het correct bewaren van je administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar zorgt ook voor een goed overzicht van je financiën en kan je beschermen bij eventuele controles of geschillen.
Als zelfstandig ondernemer ben je wettelijk verplicht om je basisadministratie 7 jaar te bewaren. Deze termijn is vastgelegd in de fiscale wetgeving en wordt gehanteerd door de Belastingdienst. De bewaartermijn begint aan het einde van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft.
Concreet betekent dit dat je administratie uit 2023 tot en met 31 december 2030 bewaard moet worden. Deze 7-jarige bewaarplicht is ingesteld zodat de Belastingdienst, indien nodig, controles kan uitvoeren binnen de wettelijke navorderingstermijn.
De basisadministratie omvat alle documenten die inzicht geven in je inkomsten, uitgaven, vermogen en schulden. Denk hierbij aan:
Het is belangrijk om te weten dat deze bewaartermijn geldt voor zowel papieren als digitale administratie voor ZZP'ers, zolang de informatie maar volledig, toegankelijk en controleerbaar blijft.
De bewaarplicht voor ondernemers is uitgebreid en omvat vrijwel alle documenten die betrekking hebben op je bedrijfsadministratie. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste onderdelen die je moet bewaren:
| Administratief onderdeel | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Primaire administratie | 7 jaar | Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie |
| Financiële documenten | 7 jaar | Facturen (verzonden en ontvangen), bonnetjes, declaraties, kassabonnen |
| Bankgegevens | 7 jaar | Bankafschriften, betaalbewijzen, pinbonnen |
| Belastingaangiftes | 7 jaar | BTW-aangiftes, inkomstenbelasting, loonheffingen |
| Contracten | 7 jaar | Overeenkomsten met klanten, leveranciers en personeel |
| Correspondentie | 7 jaar | Zakelijke e-mails, brieven van/aan Belastingdienst en andere instanties |
Naast deze basisadministratie moet je ook agenda's, afsprakenboeken en werktijdregistraties bewaren als deze relevant zijn voor je bedrijfsvoering. Ook digitale informatie zoals e-mails, WhatsApp-berichten met zakelijke afspraken en elektronische facturen vallen onder de bewaarplicht.
Het is verstandig om bij het opzetten van je boekhouding direct een goed systeem in te richten voor het ordenen en bewaren van al deze gegevens. Moderne boekhoudprogramma's maken dit een stuk eenvoudiger door automatische archivering.
Hoewel de standaard bewaartermijn 7 jaar is, bestaan er verschillende uitzonderingen waarbij je administratie langer of soms korter bewaard moet worden. Deze afwijkende termijnen zijn belangrijk om in de gaten te houden bij specifieke bedrijfssituaties.
De belangrijkste uitzonderingen zijn:
Voor digitale administratie geldt dat je moet zorgen dat deze gedurende de gehele bewaartermijn toegankelijk en leesbaar blijft. Als je wisselt van boekhoudprogramma, moeten de oude gegevens dus nog steeds raadpleegbaar zijn.
Bij bedrijfsbeëindiging blijft de bewaarplicht gewoon bestaan. Als zelfstandig ondernemer ben je ook na het stoppen van je bedrijf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie gedurende de wettelijke termijnen.
Het niet correct bewaren van je administratie kan leiden tot verschillende risico's en sancties. De Belastingdienst kan bij een controle streng optreden als blijkt dat je niet aan de bewaarplicht hebt voldaan.
De mogelijke gevolgen zijn:
Een praktijkvoorbeeld: een ZZP'er die zijn administratie over de afgelopen drie jaar niet kon overleggen bij een boekenonderzoek, kreeg een naheffing gebaseerd op een schatting plus een boete van 50% wegens grove nalatigheid. De totale kostenpost liep op tot bijna €15.000.
Investeren in een goed administratiesysteem is daarom essentieel voor ieder bedrijf, ongeacht de grootte. Het voorkomt niet alleen problemen met de Belastingdienst, maar geeft je ook beter inzicht in je eigen financiële situatie.
Voor een efficiënte en veilige bewaring van je administratie zijn er verschillende methoden, maar digitale opslag biedt tegenwoordig de meeste voordelen. Hier zijn praktische tips voor het bewaren van je administratie:
| Bewaarmethode | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Papieren administratie | Geen technische kennis nodig, Fysiek bewijs | Neemt veel ruimte in, Kwetsbaar voor brand/water, Moeilijk doorzoekbaar |
| Lokale digitale opslag | Geen internetverbinding nodig, Eenmalige investering | Risico op hardwarefalen, Beperkte toegankelijkheid |
| Cloud-gebaseerde opslag | Overal toegankelijk, Automatische back-ups, Eenvoudig delen met boekhouder | Vereist internetverbinding, Meestal maandelijkse kosten |
| Professioneel beheerde administratie | Expertkwaliteit, Tijdsbesparing, Compliancegarantie | Hogere kosten, Afhankelijkheid van dienstverlener |
Steeds meer ondernemers kiezen voor een combinatie van digitale opslag en professionele ondersteuning. Via een online boekhoudprogramma heb je 24/7 toegang tot je administratie, terwijl een boekhouder ervoor zorgt dat alles correct verwerkt en bewaard wordt.
Wij bij GoedOpOrde bieden een volledig digitale boekhouding waarmee je niet alleen aan de wettelijke bewaarplicht voldoet, maar ook altijd en overal inzicht hebt in je financiële situatie. Via onze beveiligde omgeving kun je facturen uploaden, je boekhouding bekijken en belangrijke documenten terugvinden, allemaal binnen één systeem.
Door je administratie goed te bewaren, vermijd je niet alleen problemen met de Belastingdienst, maar creëer je ook een waardevol bedrijfsinstrument dat je helpt betere zakelijke beslissingen te nemen. Investeren in een goede administratie is daarom geen kostenpost, maar een investering in de continuïteit en groei van je onderneming.
