De administratie van een BV bestaat uit verschillende componenten die samen een volledig beeld geven van de financiële positie van de vennootschap. Allereerst is er de financiële boekhouding, waarin alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden worden bijgehouden. Dit vormt het fundament van de hele administratie en geeft inzicht in de financiële gezondheid van de onderneming.
Naast de financiële boekhouding valt ook de personeelsadministratie onder de verplichte administratie van een BV. Hierbij gaat het om het bijhouden van arbeidscontracten, salarisadministratie, verlofregistratie en andere personeelsgegevens. De btw-administratie is een ander belangrijk onderdeel, waarbij alle facturen, bonnetjes en andere bewijsstukken voor de omzetbelasting zorgvuldig moeten worden bewaard en verwerkt.
Volgens Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is elke BV verplicht om een zodanige administratie te voeren dat op elk moment de rechten en verplichtingen van de vennootschap kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat de administratie altijd actueel moet zijn en dat alle transacties nauwkeurig moeten worden bijgehouden. Het verschil tussen de wettelijke administratieplicht en de praktische organisatie ervan zit vooral in de manier waarop de gegevens worden verzameld, verwerkt en bewaard. De wet schrijft wel voor wát er moet gebeuren, maar niet precies hóe.
Als BV-eigenaar heb je te maken met verschillende wettelijke verplichtingen op administratief gebied. De basis hiervan is de administratieplicht: je moet alle gegevens bijhouden die relevant zijn voor je onderneming, zodat je altijd inzicht hebt in je rechten en plichten. Daarnaast geldt er een bewaarplicht van 7 jaar voor vrijwel alle administratieve gegevens. Voor sommige specifieke zaken, zoals gegevens over onroerend goed, geldt zelfs een langere termijn van 10 jaar.
Een andere belangrijke verplichting is de jaarrekeningplicht. Elke BV moet jaarlijks een jaarrekening opstellen die bestaat uit minimaal een balans, winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Deze jaarrekening moet vervolgens worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, waarbij de termijn afhangt van de grootte van je BV. Voor kleine BV's geldt een uiterste termijn van 12 maanden na afloop van het boekjaar, voor middelgrote en grote BV's is dit 10 maanden.
Daarnaast moet een BV verschillende belastingaangiftes doen. De belangrijkste zijn:
Het niet nakomen van deze verplichtingen kan ernstige gevolgen hebben, variërend van boetes tot bestuurdersaansprakelijkheid. Als bestuurder ben je persoonlijk verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie. Bij faillissement kan een ondeugdelijke administratie zelfs leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid voor de schulden van de BV.
Een efficiënte administratie begint bij een duidelijke structuur en consistente werkwijze. Begin met het vastleggen van alle administratieve processen in een handboek of workflow. Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke taken en stel duidelijke deadlines. Voor de financiële administratie is het essentieel om een logische indeling te maken voor het opslaan en verwerken van facturen, bonnetjes en bankafschriften.
Een belangrijk aspect van een efficiënt administratief proces is de automatisering. Door terugkerende taken te automatiseren, bespaar je tijd en verminder je de kans op fouten. Er zijn verschillende manieren om dit te realiseren. Zo kun je een automatische koppeling maken tussen je bankrekening en boekhoudsoftware, waardoor transacties direct worden verwerkt. Scan-en-herken software kan de verwerking van facturen aanzienlijk versnellen door automatisch gegevens uit te lezen. Daarnaast kunnen automatische herinneringen voor het betalen van facturen ervoor zorgen dat je nooit meer een betalingstermijn mist. Ook digitale archivering van documenten draagt bij aan een efficiëntere administratie waarbij alles gemakkelijk terug te vinden is.
Implementeer ook interne controles om fouten te voorkomen. Een goede controle is bijvoorbeeld het 'vier-ogen-principe', waarbij betalingen altijd door twee verschillende personen worden goedgekeurd. Ook regelmatige afstemming tussen de administratie en de werkelijkheid, bijvoorbeeld via voorraadtellingen of kascontroles, helpt om afwijkingen tijdig te signaleren. Bij veel BV's zien wij dat een maandelijkse check van de administratie door een financieel expert veel problemen kan voorkomen.
De juiste software kan een enorm verschil maken in de efficiëntie van je administratieve processen. Voor BV's zijn er specifieke boekhoudprogramma's die aansluiten bij de complexere administratieve eisen. Populaire opties voor de Nederlandse markt zijn onder andere Exact, Twinfield, Snelstart, Visma en Yuki. Elk programma heeft zijn eigen sterke punten en is geschikt voor verschillende soorten BV's.
Bij het kiezen van een boekhoudprogramma voor je BV is het belangrijk om te letten op een aantal aspecten:
Voor veel BV's is het een goed idee om te kiezen voor cloudgebaseerde oplossingen. Deze bieden het voordeel dat je overal en altijd bij je administratie kunt, zonder dat je zelf voor servers en beveiliging hoeft te zorgen. Bovendien werken wij als administratiekantoor graag samen in de cloud, wat de communicatie en samenwerking aanzienlijk vergemakkelijkt.
In onze praktijk zien we regelmatig dezelfde fouten terugkomen bij de administratie van BV's. Eén van de meest voorkomende is onvoldoende scheiding tussen privé en zakelijke uitgaven. Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) is het verleidelijk om zakelijke en privéfinanciën door elkaar te laten lopen, maar dit kan leiden tot problemen met de Belastingdienst. Zorg altijd voor aparte rekeningen en duidelijke regels over wat wel en niet als zakelijke kosten geldt.
Er zijn ook andere veelvoorkomende fouten die we regelmatig tegenkomen. De kilometeradministratie is er daar één van; bij zakelijk gebruik van een auto moet je een sluitende administratie bijhouden om aan te tonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft. Zonder deze administratie riskeer je naheffingen voor privégebruik. Ook de btw-verwerking gaat vaak mis, vooral bij internationale transacties of gemengd gebruik van goederen en diensten. Ken de regels of laat je hierover adviseren. Daarnaast zien we regelmatig problemen bij dividenduitkeringen, die formeel moeten worden vastgelegd in een aandeelhoudersbesluit en alleen kunnen plaatsvinden als er voldoende vrij uitkeerbaar vermogen is. Tot slot is er regelmatig verwarring over het DGA-salaris, dat gelijk moet zijn aan het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het hoogste loon van overige werknemers, of minimaal € 56.000 (2025).
De consequenties van deze fouten kunnen groot zijn. Bij een controle door de Belastingdienst kunnen naheffingen, boetes en zelfs strafrechtelijke vervolging volgen bij ernstige overtredingen. Daarnaast kan een rommelige administratie leiden tot verkeerde bedrijfsbeslissingen doordat je niet beschikt over accurate financiële informatie.
Bij GoedOpOrde.nl helpen we ondernemers om deze valkuilen te vermijden door een proactieve aanpak van de boekhouding van een BV. We zorgen niet alleen voor een correcte verwerking van alle administratieve gegevens, maar adviseren ook proactief over fiscale optimalisatie en bedrijfsvoering. Met onze digitale werkwijze heb je altijd en overal inzicht in je financiële situatie, waardoor je betere beslissingen kunt nemen voor je onderneming.
Een goed opgezette administratie is geen kostenpost, maar een investering die zichzelf terugverdient door betere besluitvorming, lagere belastingdruk en het voorkomen van kostbare fouten. Neem daarom de tijd om je administratieve processen goed in te richten of laat je hierbij ondersteunen door specialisten.
