Btw bij internationale transacties met een BV werkt anders dan binnenlandse btw. Bij verkoop aan het buitenland geldt vaak het 0%-tarief, maar je moet wel voldoen aan strenge documentatie-eisen. Bij inkoop uit het buitenland pas je meestal de omgekeerde heffing toe, waarbij je zelf de btw berekent en aftrekt. Afhankelijk van je omzet moet je je mogelijk registreren voor btw in andere EU-landen.
Bij binnenlandse transacties reken je gewoon Nederlandse btw door aan je klanten en draag je deze af aan de Belastingdienst. Bij internationale transacties bepaalt de bestemming en het type goed of dienst welke btw-regels gelden.
Voor EU-landen gelden andere regels dan voor landen buiten de EU. Binnen de EU heb je te maken met het bestemmingslandbeginsel: de btw wordt geheven in het land waar de goederen of diensten worden geleverd. Dit betekent dat je bij verkoop aan andere EU-landen vaak 0% btw rekent, maar de koper in zijn land btw moet betalen.
Bij landen buiten de EU (derde landen) geldt meestal export naar deze landen als btw-vrij, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk het Nederlandse grondgebied hebben verlaten. Voor diensten hangt het af van waar de dienst wordt verricht en wie de afnemer is.
Het belangrijkste verschil zit in de administratieve verplichtingen. Bij internationale transacties moet je veel meer documenteren: transportdocumenten, bewijs van levering, en soms speciale factuurvermeldingen. Ook kan het zijn dat je je moet registreren voor btw in andere landen als je daar veel zaken doet.
Bij verkoop aan het buitenland reken je meestal 0% btw, maar alleen als je voldoet aan specifieke voorwaarden en de juiste documentatie hebt. Voor EU-landen geldt het 0%-tarief bij intracommunautaire leveringen, voor derde landen bij export.
Voor verkoop binnen de EU moet je controleren of je klant een geldig btw-nummer heeft. Dit nummer vermeld je op je factuur samen met je eigen Nederlandse btw-nummer. Je factuur moet de vermelding bevatten dat de levering btw-vrij is volgens artikel 138 van de Btw-richtlijn.
Voor export naar derde landen heb je bewijs nodig dat de goederen Nederland hebben verlaten. Dit kan een vrachtbrief zijn, een ontvangstbevestiging van de koper, of douanedocumenten. Zonder dit bewijs moet je alsnog Nederlandse btw berekenen.
Let op de drempelwaarden per EU-land. Als je meer dan een bepaald bedrag per jaar verkoopt aan particulieren in een EU-land, moet je je daar registreren voor btw en lokale btw doorberekenen. Deze drempels variëren per land, van €35.000 tot €100.000.
Voor diensten gelden weer andere regels. B2B-diensten zijn meestal belast in het land van de afnemer (omgekeerde heffing), terwijl B2C-diensten vaak belast zijn waar jij gevestigd bent.
Bij inkoop uit het buitenland betaal je meestal geen btw aan je leverancier, maar reken je zelf de Nederlandse btw uit via de omgekeerde heffing (reverse charge). Je betaalt deze btw via je btw-aangifte en kunt deze meestal direct weer aftrekken.
De omgekeerde heffing werkt zo: je leverancier factureert zonder btw, jij berekent zelf 21% (of 9%) Nederlandse btw over de factuurwaarde. Deze btw vermeld je zowel bij de te betalen btw als bij de af te trekken btw op je btw-aangifte. Voor de meeste bedrijven is dit dus nul op het rekest.
Bij import uit derde landen betaal je import-btw aan de douane, tenzij je gebruik maakt van een douane-entrepot of andere faciliteiten. Deze import-btw kun je meestal aftrekken op je btw-aangifte, net als gewone inkoop-btw.
Voor bepaalde diensten uit het buitenland geldt ook de omgekeerde heffing. Denk aan advieskosten, software-licenties, of marketingdiensten van buitenlandse bedrijven. Op je factuur moet dan staan dat de btw wordt geheven volgens de omgekeerde heffing.
Belangrijke uitzondering: bij inkoop van nieuwe vervoermiddelen (auto's, boten, vliegtuigen) uit andere EU-landen betaal je altijd Nederlandse btw, ook als de verkoper een geldig btw-nummer heeft.
Je moet je registreren voor btw in een ander EU-land zodra je de lokale drempelwaarde overschrijdt voor verkoop aan particulieren, of wanneer je daar goederen opslaat. Voor B2B-verkoop binnen de EU hoef je je meestal niet te registreren.
De drempelwaarden verschillen per land. In Duitsland is dit €100.000, in Frankrijk €35.000, en in België €35.000. Deze bedragen gelden per kalenderjaar en je moet registreren zodra je verwacht de drempel te overschrijden.
Ook moet je je registreren als je goederen opslaat in een ander EU-land, bijvoorbeeld in een Amazon-warehouse of bij een fulfillment-partner. Dit geldt vanaf de eerste euro omzet vanuit die voorraad.
Bij dienstverlening hangt het af van het type dienst en de locatie van je klant. Voor de meeste B2B-diensten geldt de omgekeerde heffing, dus hoef je je niet te registreren. Voor B2C-diensten kan registratie wel verplicht zijn.
De gevolgen van niet-registratie zijn forse boetes en naheffingen. Sommige landen hanteren boetes tot 25% van de verschuldigde btw. Ook loop je het risico dat je btw moet betalen zonder deze te kunnen doorberekenen aan je klanten.
Voor internationale btw-transacties moet je uitgebreide documentatie bijhouden: facturen met btw-nummers, transportdocumenten, bewijs van levering, en een register van alle EU-leveringen. Deze documenten moet je minimaal zeven jaar bewaren.
Voor EU-leveringen heb je nodig: factuur met beide btw-nummers, bewijs dat goederen de grens zijn overgegaan (vrachtbrief, track-and-trace), en een ontvangstbevestiging van de koper. Ook moet je maandelijks een ICP-opgaaf indienen bij de Belastingdienst.
Bij export naar derde landen documenteer je: uitvoerdocumenten van de douane, vrachtbrieven, verzekeringspapieren, en bewijs van betaling. Voor diensten naar derde landen houd je contracten en bewijs van uitvoering bij.
Voor de omgekeerde heffing bij inkoop bewaar je: originele facturen zonder btw, berekening van de Nederlandse btw, en bewijs dat je leverancier in het buitenland is gevestigd.
Maak een btw-register waarin je per transactie vastlegt: datum, leverancier/klant, btw-nummer, bedrag, btw-percentage, en toegepaste regeling. Dit helpt bij controles en voorkomt fouten in je btw-aangifte.
Voorkom btw-problemen door vooraf de btw-regels te checken, altijd correcte documentatie bij te houden, en bij twijfel professioneel advies in te winnen. Maak gebruik van de btw-nummer checker van de EU en houd drempelwaarden goed bij.
Veelgemaakte fouten zijn: verkeerde btw-percentages toepassen, onvolledige documentatie, en het missen van registratieverplichtingen. Check daarom altijd het geldende btw-tarief in het bestemmingsland en zorg voor compleet bewijs van levering.
Gebruik de VIES-database om btw-nummers van EU-klanten te controleren. Een ongeldig btw-nummer betekent dat je Nederlandse btw moet doorberekenen. Controleer nummers regelmatig, want ze kunnen vervallen of ingetrokken worden.
Houd een kalender bij met belangrijke data: wanneer je drempelwaarden bereikt, deadlines voor btw-registraties, en termijnen voor btw-aangiften in verschillende landen. Late registratie leidt altijd tot boetes.
Overweeg professionele hulp bij complexe situaties. Een gespecialiseerd administratiekantoor kan je helpen met internationale btw-verplichtingen en zorgen dat je BV op orde is. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen met btw-vraagstukken? Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek, zodat je je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf.
