Voor een gezonde financiële administratie van je BV is regelmatig contact met je administratiekantoor essentieel. Idealiter heb je minimaal maandelijks contact voor het verwerken van de financiële administratie, kwartaalcontact voor btw-aangiftes en resultaatbespreking, en jaarlijks een uitgebreid gesprek voor de jaarrekening en strategische planning. Bij belangrijke bedrijfsbeslissingen of wijzigingen in wet- en regelgeving is extra contact noodzakelijk. Door een combinatie van gestructureerde contactmomenten en 24/7 online toegang tot je boekhouding BV creëer je een optimale balans tussen persoonlijk advies en zelfstandig inzicht.
Regelmatig contact met je administratiekantoor over je uitbestede administratie is cruciaal voor een gezonde financiële bedrijfsvoering. Door regelmatige communicatie kunnen financiële knelpunten vroegtijdig worden gesignaleerd en opgelost voordat ze problematisch worden. Dit zorgt niet alleen voor een correcte administratie, maar stelt je ook in staat om weloverwogen bedrijfsbeslissingen te nemen op basis van actuele cijfers.
Proactief contact met je administratiekantoor biedt bovendien diverse voordelen:
Daarnaast draagt regelmatig overleg bij aan een betere vertrouwensrelatie tussen jou en je administratiekantoor. Hierdoor krijgt je boekhouder meer inzicht in je bedrijfsvoering en kan het advies beter worden afgestemd op jouw specifieke situatie. Dit maakt het verschil tussen een administratiekantoor dat alleen achteraf boekhoudt en een proactieve financiële partner die meedenkt over de toekomst van je onderneming.
De ideale contactfrequentie met je administratiekantoor hangt af van verschillende factoren zoals de grootte van je BV, de complexiteit van je financiën en eventuele seizoensgebonden activiteiten. Een effectieve basisstructuur voor contact met je BV-administratie ziet er als volgt uit:
Voor grotere BV's of bedrijven met complexe financiële structuren kan wekelijks contact noodzakelijk zijn. Kleinere bedrijven met stabiele financiën kunnen soms volstaan met kwartaalcontact, aangevuld met ad-hoc overleg bij belangrijke beslissingen. In alle gevallen is het belangrijk om flexibel te zijn en je BV-administratie op orde te houden door de contactfrequentie aan te passen aan veranderende omstandigheden.
Een goede vuistregel is: hoe dynamischer je bedrijf en markt, hoe frequenter het contact met je administratiekantoor zou moeten zijn. Niet alleen voor het bijwerken van de administratie, maar juist voor strategisch advies en het tijdig inspelen op veranderingen.
Naast de reguliere contactmomenten zijn er specifieke situaties waarbij overleg met je administratiekantoor over je BV-administratie essentieel is. Deze cruciale contactmomenten zorgen ervoor dat je financiële administratie compliant blijft en optimaal wordt ingericht:
Bij grote bedrijfsveranderingen zoals fusies, overnames, of uitbreiding naar nieuwe markten is intensief contact met je administratiekantoor onmisbaar. Deze momenten vereisen niet alleen administratieve verwerking maar vooral strategisch financieel advies. Door tijdig te schakelen met je administratiekantoor voorkom je verrassingen achteraf en kun je weloverwogen beslissingen nemen.
Effectieve communicatie met je administratiekantoor draait niet alleen om frequentie, maar vooral om kwaliteit. Met deze praktische adviezen optimaliseer je de communicatie en haal je meer waarde uit elk contactmoment:
Het structureren van de communicatie door middel van een jaarkalender met vaste contactmomenten creëert duidelijkheid voor beide partijen. Hierin plan je niet alleen de wettelijk verplichte momenten zoals btw-aangiftes, maar ook strategische overleggen. Door deze structuur weet je zeker dat alle belangrijke financiële aspecten van je BV regelmatig worden besproken.
Daarnaast is het waardevol om één vast contactpersoon te hebben bij je administratiekantoor die je bedrijf goed kent. Dit bevordert de continuïteit en voorkomt dat je steeds opnieuw je situatie moet uitleggen.
Een modern, proactief administratiekantoor gaat verder dan alleen het verwerken van je boekhouding BV. Je mag verwachten dat zij actief met je meedenken en je wijzen op kansen en risico's. Een proactief administratiekantoor biedt:
In tegenstelling tot traditionele boekhouders die reactief werken, neemt een modern administratiekantoor zelf het initiatief voor contact wanneer zij mogelijkheden zien om je financiële positie te verbeteren. Ze fungeren als een verlengstuk van je managementteam en denken mee over strategische beslissingen vanuit financieel perspectief.
Een echt proactief administratiekantoor zal niet alleen vragen beantwoorden, maar juist de vragen stellen die jij nog niet had bedacht. Daarmee krijg je niet alleen een correcte administratie, maar ook waardevolle inzichten die helpen bij het groeien van je onderneming.
De beschikbaarheid van 24/7 online toegang tot je boekhouding verandert fundamenteel hoe je communiceert met je administratiekantoor. Deze digitale toegankelijkheid biedt diverse voordelen:
Door continue online toegang verandert de aard van je contactmomenten met het administratiekantoor. In plaats van het bespreken van basiscijfers, kunnen gesprekken zich richten op strategische vraagstukken en toekomstplannen. Dit maakt de contactmomenten waardevoller en efficiënter.
Online toegang stelt je bovendien in staat om sneller op kansen of problemen te reageren, omdat je niet hoeft te wachten op een gepland contactmoment om inzicht te krijgen in je financiële situatie. Dit is vooral waardevol bij acute beslissingen of wanneer externe partijen, zoals banken of investeerders, om actuele financiële informatie vragen.
Om maximaal rendement te halen uit de contactmomenten met je administratiekantoor, is een goede voorbereiding essentieel. Zorg dat je deze zaken paraat hebt voor verschillende typen gesprekken:
Voor kwartaalgesprekken:
Voor jaargesprekken:
Door vooraf een agenda te maken met specifieke vragen en bespreekpunten, zorg je ervoor dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. Maak hiervan een gewoonte voor elk gesprek met je administratiekantoor.
Het is ook waardevol om na elk gesprek de belangrijkste afspraken en actiepunten schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat je bij het volgende contactmoment kunt controleren of alle afgesproken acties zijn uitgevoerd.
Door bewust te investeren in de kwaliteit van je contactmomenten met je administratiekantoor, transformeer je de relatie van een puur administratieve dienstverlening naar een strategisch partnerschap dat bijdraagt aan het succes van je BV.
